Compras

IMPORTANCIA DEL APOYO INFORMATICO PARA LAS COMPRAS Y EL ABASTECIMIENTO

Una de las tendencias actuales de la función y el proceso de compras es la creciente utilización de tecnología informática.
El uso generalizado de sistemas y aplicaciones de tecnología informática tiene un gran impacto en las operaciones de compra de todas las organizaciones pero, lógicamente, tiene mayor importancia enlas organizaciones más grandes y complejas.
En este sentido, las aplicaciones más comunes relativas al proceso electrónico de datos en la planeación, programación y control de compras son:
1. Sistemas de información y redes que integran las funciones individuales del área de compras y que, adicionalmente, permiten relacionar más estrechamente a las funciones de compras con otras áreas odepartamentos funcionales de la organización.
2. Aplicaciones analíticas que facilitan análisis mucho más profundos y precisos sobre toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones de compras. Para tal efecto, el desarrollo de estaciones de trabajo con computadoras en donde los compradores pueden analizar detalladamente la información es un elemento básico.
3. Generalización del usode códigos de barras que facilitan enormemente la exacta identificación y manejo de los materiales adquiridos.
4. Uso del intercambio electrónico de datos (Electrónica Data Interchange E.D.I.) que en varias formas se esta convirtiendo en un punto común para la ciertos tipos de operaciones de compras.

El EDI es un mecanismo estandarizado de intercambio de datos y documentos de negocios entrecompañías; permite colocar órdenes sin realizar una llamada telefónica ni enviar documentos por correo. Además, permite a las empresas participantes consultar los inventarios de cada una de ellas, acceder a gráficos de productos con sus especificaciones, ver simulaciones de uso o de comportamiento de los bienes a adquirir, acceder a planes de producción, entre otra información, lo que contribuye aobtener una mayor sincronización en el flujo logístico. El proceso es rápido, exacto y particularmente útil para compras recurrentes.

Por su parte, el abastecimiento a través de Internet - denominado genéricamente como “eprocurement”- ha permitido importantes avances en materia de productividad de las compras. En efecto, la búsqueda de proveedores en la red, el intercambio vía e-mail, los pedidoselectrónicos y la transferencia automática de fondos reducen en forma significativa los costos y tiempos asociados a la gestión de aprovisionamiento. Además, los sistemas de adquisiciones on-line tienen gran aceptación por parte de los proveedores porque permiten un mayor acercamiento a los clientes y una posible extensión de sus negocios con una relativa baja inversión de capital.

* Lascompras por Internet pueden referirse a simples transacciones on line, en donde se accede al catálogo que el proveedor ofrece a través de la red y desde allí se envía el pedido vía e-mail. (Catálogos proporcionados por el proveedor). Los catálogos electrónicos pueden enriquecer a los tradicionales, a través de fotos tridimensionales de los productos, la incorporación de voz y videoclips. Además, enalgunos casos se puede optar por solicitar on line versiones personalizadas de los productos que se desean adquirir.

* Existen también catálogos electrónicos proporcionados por el comprador. Generalmente, éstos son desarrollados por grandes compañías que compran a gran escala y la utilización de este medio les ofrece la posibilidad de hacer economías a nivel global. Es el caso de grandesproductores como “General Motors”, “Chrysler” y “Ford”.

* Otro de los nuevos formatos de negocios asociados con las compras electrónicas se refiere a empresas que gestionan un sitio web en donde compradores y vendedores pueden encontrarse. (Un ejemplo se puede encontrar en www.logismarket.com) Desde allí se tiene acceso a los catálogos proporcionados por el intermediario, y es posible...