Compras

REQUISICIÒN DE COMPRA
Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.
Elementos que contiene
• Nombre del solicitante
• Departamento del solicitante
• Centro de costo Centro de costos del solicitante
• Número deproyecto
• Nombre del artículo
• Código o número del artículo
• Cantidad solicitada
• Proveedor o sugerencia del mismo
• Fecha de entrega requerida
ERRORES DE CONCEPCIÓN COMUNES
Una requisición de compra es propiedad del Departamento que la origina y no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la aprobación del Departamento que la originó. Estoúltimo (control esencial) es importante y actualmente no está claramente definido en algunos de los sistemas de software de abastecimiento más populares en el mercado.
En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las compras de materia primadonde el Departamento de Compras también es responsable de la administración del inventario.
Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.
PROCESO DE COMPRAS
La requisición de compra es el documento formalpara solicitar al Departamento de Compras la adquisición de cualquier producto o material.
Sólo se recibirán requisiciones de compra llenadas en forma clara, completa y detallada con la información requerida en cada campo, presentando original y copia.
Todas las requisiciones deben ser autorizadas por el Director de División, así como por el responsable de ejercer el presupuesto.
La utilización deformatos para la requisición de artículos debe ser la mínima posible y el usuario deberá agrupar los artículos según su género.
Toda requisición de compra igual o mayor a $100,000.00 se someterá revisión del Comité de Compras. Este rubro incluye las compras por proyecto.
El Departamento de Compras tendrá información sobre la requisición en un plazo mínimo de 48 hrs. a partir de su recepción.Es indispensable que el usuario conserve el número de pedido que le fue asignado a su requisición, sirviéndole también para cualquier aclaración durante el proceso.
El tiempo de entrega del material solicitado dependerá de los tiempos pactados por el Departamento de Compras y/o de la existencia y condiciones que el proveedor indique.
En caso de presentarse algún problema para la adquisición delos bienes solicitados, Compras informará de la situación al usuario y le ofrecerá otras alternativas para realizar la compra.

EJEMPLO DE UNA REQUISICION DE COMPRA
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ORDEN DE COMPRA

La orden de compra (llamada nota de pedido) es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma.
Una orden decompra o también conocida como nota de pedido es un comprobante que sirve para saber qué cosas se han solicitado, a qué precio, qué cantidad, condiciones de pago, detalles de la entrega y cualquier otra información relacionada a la transacción.
REQUISITOS
Lugar y fecha de emisión.
• Nombre y número de orden del comprobante.
• Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.
•Número de C.U.I.T.; ingresos brutos; fecha de inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del emisor.
• Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A. del destinatario.
• Detalle de las mercaderías solicitadas.
• Condición de pago y entrega.
• Firma del comprador o encargado de compras.
• Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha...