Compras

Función del departamento de compras
Antes de iniciar el desarrollo de las funciones del departamento de compras, se debe conocer el significado del término “Compra”, este se define, como el adquirir bienes y servicios de calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado, y del proveedor más apropiado.
Habiendo conocido el significado del término, se determina que La función principal deldepartamento de compras es ayudas a la empresa a producir mayores utilidades.
En las empresas pequeñas, es el propietario quien hace las compras de todos los materiales, pero a medida que la empresa va creciendo se necesita de un personal especializado para que desempeñen dichas labores.
La actividad de compras está relacionada con todos los departamentos de la empresa, en particular con Ingenieríay producción. Mientras Ingeniería diseña el producto, producción fabrica para el mercado y compras se encarga de conseguir los suministros necesarios para cumplir con el ciclo económico de la empresa.
Instrumentos básicos de compras
Las herramientas cotidianas de los departamentos de compras son las especificaciones de materiales, las requisiciones de compra, las solicitudes de cotización y lospedidos de compra. Estos instrumentos son fundamentales para los procesos de compra.
El departamento de compras debe poseer una descripción detallada de cada uno de los bienes que se deban adquirir, conocida como especificación de material. Estos instrumentos pueden incluir descripciones tales como plano de ingeniería, análisis químico, características físicas y otros detalles, dependiendo de lanaturaleza del material. Una especificación de material se origina en el departamento que lo solicita para su operación. Las especificaciones de material son el medio fundamental de comunicar cuáles son los materiales que la producción desea que adquiera compras y qué es lo que compras autoriza suministrar a sus proveedores.
Las requisiciones de compra: se originan en el departamento queutilizará los materiales. Autorizan a compras a adquirir los bienes y servicios. Por lo general, las requisiciones incluyen la identificación de lo que se debe comprar, la cantidad, la fecha de entrega o programa de entrega solicitado, cuenta a la que se va a cargar el costo de la compra, lugar donde deben entregarse los bienes o servicios comprados y la aprobación del gerente con autoridad para aprobarla compra.
Las solicitudes de cotización: se preparan en los departamentos de compra y se envían a los proveedores que se supone son capaces de cumplir con los requerimientos de costo, calidad y programas de los departamentos solicitantes. Estos instrumentos invitan a los proveedores potenciales a licitar o cotizar los bienes y servicios. Por lo general, estos formularios incluyen laespecificación del material, cantidad de la compra, fecha de entrega o programa de entrega deseado, dónde deben entregarse los bienes o servicios y la fecha en que se hará la selección del proveedor. Las solicitudes de cotización por lo general solicitan lo siguiente de cada proveedor potencial: precio por unidad y precio total, información sobre si el proveedor pagará los cargos por fletes, descuentos enefectivo y otras condiciones de pago, fecha o programa de entrega y cualquier otra condición especial del proveedor.
Los pedidos de compra; son los instrumentos de compra más importantes; son la base de la autoridad dada a los proveedores para producir los bienes y servicios, y representan la obligación del comprador de pagar los artículos. Existe un compromiso legal del comprador cuando se emite unpedido de compra en respuesta a la cotización de un proveedor; cuando se emite en ausencia de una solicitud de cotización, existe compromiso legal cuando el proveedor acusa recibo de aceptación de su pedido. Generalmente, estos formularios están diseñados para cumplir con los estándares de la National Association of Purchasing Managers, así como por la Division of Simplified Practice, del...