compras

1. OBJETIVO
Establecer las pautas para la correcta gestión de los almacenes del Proyecto, a fin de contar con información oportuna, confiable y sustentable sobre las materiales disponibles en el almacén y el consumo de los mismos.

2. DESARROLLO
El almacén es el espacio físico destinado a guardar de manera transitoria los materiales adquiridos, en óptimo estado de conservación yoperatividad, a fin de tenerlos disponibles en el momento oportuno para la producción. El Proyecto determina las necesidades de almacenamiento requerida1, tanto para los materiales adquiridos por GyM o entregados por el Cliente; y establece las facilidades y organización requeridas, los mecanismos de control, contabilidad, stock e inventario de los materiales, el control de las facturas y pagoscorrespondientes.
Entre las funciones a realizar dentro del almacén tenemos:
Recepción, descarga y desembalaje.
Verificación cuantitativa y cualitativa del material.
Catalogación de materiales.
Mantenimiento y control de rotación de inventarios.
Control de condiciones físicas de almacenaje: humedad, polvo, calor, ventilación, facilidad de desplazamiento, fácil acceso de equipos y personal.
•Despacho oportuno.
• Gestión de reposición de stock.

2.1. Transacciones de Materiales en Almacén
A. Recepción de Materiales en Almacén
El Proveedor deberá entregar el material solicitado en el lugar convenido en el acuerdo de OC junto con la factura, guía de remisión2 y el número de solicitud de despacho, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento GyM.SGP.PG.56 – Sustento Documentariode Operaciones.

El Jefe de Almacén es responsable de dar ingreso a los materiales por medio de la recepción en el sistema ORACLE. Esta recepción de materiales se deriva de una Orden de Compra (OC) previamente creada y aprobada en ORACLE. Toda recepción de material debe estar acompañada de los siguientes documentos, los cuales sustentan la transacción de entrada del material:
• Guía deRemisión del proveedor sellada por el almacén.
• Orden de Compra, cuando el material ha sido adquirido a través de un tercero; y Nota de Traslado, en caso el material proceda de otro Proyecto.
• Parte de Entrada generado en ORACLE. Ver fi gura 01.
El personal del almacén recepcionará los materiales físicamente3, y verificará la cantidad, estado, características, medida, peso, marca, etc. Colocaráel sello de recepción en todas las guías de remisión incluyendo las guías del transportista. En caso de disconformidad, se registrará las anotaciones u observaciones en los documentos antes mencionados.

1 Ver instructivo GYM.SGP.IN.8 – Gestión de Almacenes Múltiples
2 Ver instructivo GYM.SGP.IN.12 – Uso y Emisión de Guías de Remisión
3 Ver instructivo GYM.SGP.IN.6 – Manejo Físico deAlmacén

Las instrucciones para hacer la recepción de una orden de compra en el sistema se describen en el Manual de Referencia Rápida que el departamento de Sistemas entrega durante la capacitación de ORACLE para Jefes de Almacén. En general, se deben considerar los siguientes puntos:
El campo de la Fecha de Recepción debe indicar la fecha en que llegó físicamente el material. El campo de la NotaEmbarque / Guía, debe ser llenado obligatoriamente con el Número de
Guía de Remisión4.
El proceso de información de los ingresos de materiales al ORACLE debe ser diario, con el fi n de mantener actualizados los inventarios. Se deberá mantener un archivo con toda la documentación que sustente el ingreso del material, al cual se adjuntará el parte diario de ingreso, en forma correlativa ycronológica.

Finalmente, se tomarán en cuenta las siguientes consideraciones de acuerdo al lugar de entrega de los materiales:
Entrega en el Proyecto:
El responsable del almacén deberá registrar de manera inmediata la entrega del material en el sistema ORACLE, luego de verificar la recepción y conformidad del mismo. Entrega en Almacén Central – Neptunia:
Cuando un material llega a Neptunia...