Compras

Cómo implementar un proceso de compras

Este artículo es una  guía introductoria al conocimiento de un proceso completo de compras, donde se ponen en evidencia las etapas y documentos asociados, a fin de conocer su utilidad y dar un mayor valor agregado a la información mediante los reportes asociados a ella. Teniendo en cuenta que en la cadena comercial, muchas veces el área de Ventas tieneserias limitaciones para aumentar los ingresos, es el Departamento de Compras quien puede hacer un aporte significativo en ese sentido. Sin duda, las herramientas recibidas desde un Sistema ERP incrementan las posibilidades.
Para aquellos que están familiarizados con los procesos de compra de uno o más sistemas ERP, quizás encuentren diferencias en sus características, pero le será de sumautilidad comprender cada etapa, documentos e información asociada.
 
La idea es presentar un ejemplo universal, que sin responder a un sistema en particular, guíe al interesado en la interpretación del proceso de un ERP y lo capacite para determinar prestaciones que optimicen su uso y conocer qué  factores a evaluar al momento de decidir la adquisición de un sistema.
 
Convencido que no existenreglas fijas sino pautas, a la hora diseñar un proceso en una compañía, será la capacidad, información y creatividad los factores de éxito del proyecto. Por tanto, el objetivo primordial en esta guía, consiste en informar y desarrollar un criterio de evaluación del proceso, requerimientos y auditoria de cada etapa.
 
El éxito de cualquier propuesta de formación está basado, en la experiencia ydedicación del profesional, pero fundamentalmente por la activa participación de los interesados, por lo que quedan invitados a trasmitir sus experiencias, objetivos, dudas y comentarios que con seguridad, enriquecerán nuestra labor.
 
Para un mejor seguimiento del material, se hará referencia a la página correspondiente (entre paréntesis) en el archivo PDF que podrán obtener asociada a estaexplicación. El archivo PDF complementario puede descargarlo desde aquí.

Tipo de Organización (3)
El esquema muestra dos de las opciones para organizar una empresa desde el punto de vista de las compras.
 
Puede observarse que en el caso de Compras Centralizadas, una misma Organización de Compra es responsable de la provisión para varias Compañías, mientras que en las Compras Distribuidas cadauna de ellas provee a una Compañía. Respecto a las Plantas, cada Compañía se encargará de proveer a toda su estructura organizativa.
 
Grupos de Compradores (4)
A la hora de definir los equipos de compra, la empresa debe evaluar y determinar si un mismo grupo de compradores será el responsable de la totalidad de las adquisiciones (Compras Centralizadas) o segmentará la función en varios grupos(Compras Distribuidas). Estando en juego, obviamente, la dimensión y grados de especialización de la compañía.
 
Sin duda, cada opción conlleva sus beneficios y desventajas, ya que en el primer caso, una mayor concentración de las compras se orienta a un menor número de operaciones pero de mayores volúmenes,  lograrse mejores condiciones en la negociación con los proveedores, pero con laposibilidad de un menor conocimiento técnico de los responsables. En el segundo esquema, la especialización o regionalización de las compras aseguran un mayor dominio técnico o conocimiento de las necesidades del departamento solicitante, pero perdiendo la oportunidad de mejores posibilidades de adquisición.
 
Ciclo de etapas y documentos (5)
El Proceso de Compra es un componente de la Gestión deMateriales y Servicios y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de entregas y facturación del proveedor. Se encuentra íntimamente relacionado con “Ventas” para abastecer los Pedidos de Venta, con “Contabilidad” a través de los registros contables, con “Producción“  y...