Compras

CAPITULO 8

ORGANIZACION DE LAS COMPRAS
Las adquisiciones en una empresa deben llevarse a cabo con eficiencia, lo que implica disponer de un elemento organizado que las efectúe proporcionando un servicio rápido a los usuarios y al mismo tiempo económico. La afirmación anterior contiene la necesidad de organizar las compras y, también, al elemento encargado de efectuarlas. Como se ha indicadoen la Primera Parte, organizar obliga a definir un objetivo y en función de él determinar las actividades que hay que llevar a cabo para alcanzarlo.
La determinación y enumeración de las actividades se hace in-distintamente, sin tener en cuenta un orden preestablecido, pero una vez determinadas hay que agruparlas por su similitud o afinidad y asignarlas a un elemento o una dependencia, donde seestablecerá quien o quienes ejecutarán dichas actividades, designando un jefe que dirija y coordine su acción y al cual se le otorgará la autoridad y responsabilidad que requiere para actuar sin tropiezos en provecho de la empresa.
La dependencia o elemento Compras, su tamaño y actividades, variarán en relación al tamaño o magnitud de la empresa y a la necesidad, cantidad y variedad de artículospor adquirir, por cuanto esto es lo que da complejidad a la labor de Compras. A mayor dimensión de la empresa, mayor será el elemento comprador, y en la misma forma, a mayor variedad y cantidad de materiales por adquirir, será mayor la necesidad de especialización y más compleja la organización que tenga a su cargo esta labor.
No hay que perder de vista que la existencia de un elemento comprador,es obligatoria cualquiera que sea el tamaño o magnitud de la empresa, su variedad de adquisiciones y la complejidad técnica de los artículos o materiales que requiera. En toda su labor aplicará principios ya establecidos y su influencia y capacidad de decisión dependerá en muchos aspectos del nivel que ocupe la dependencia dentro de la organización general, así como de su organización interna.Las compras pueden ser efectuadas por agentes compradores; por secciones pequeñas, medianas o grandes, o por departamentos dentro de los cuales el personal tenderá a la especialización en determinadas clases de materiales, haciendo más eficiente su labor. En cualquiera de estas formas, la empresa y sus ejecutivos deben tener en cuenta la importancia de esta actividad para el desarrollo y éxito dela entidad en su conjunto.
A. ACTIVIDADES
Uno de los aspectos en que se basa la organización de una dependencia o de una empresa es, como ya se ha indicado, la determinación y enumeración de las actividades que tendrá que realizar para alcanzar el objetivo que se le asigne; conociendo la finalidad y los objetivos fundamentales de Compras, se podrán definir sus actividades, coordinándolas ycorrelacionándolas en base a la política de la empresa y de su administración general; así como por.la afinidad que exista entre ellas debiéndose especificar los límites y limitaciones para cada una, de manera que al desempeñar cada actividad, el personal esté compenetrado del límite de autoridad que tiene, así como las limitaciones en su accionar.
Las actividades de Compras se pueden enumeraren relación a campos en los que las tareas serán realizadas, así se tiene:
1. Información.
Para cumplir sus tareas el personal de Compras debe obtener informaciones sobre los materiales que debe adquirir; sobre proveedores; sobre consumos y existencias; sobre precios actuales y futuros; etc. La información que obtenga servirá para que en la dependencia se tomen decisiones oportunas y adecuadas ala capacidad económica de la empresa y a la necesidad del usuario al que tenga que servir.
La información puede clasificarla en:
a. Materiales:
-Datos sobre compras anteriores con indicación de proveedores que cotizaron, precios ofertados, fletes pagados, proveedor que obtuvo
el aprovisionamiento y razón por la que se le concedió.
Especificaciones y características de los artículos que...