Compras

CONCEPTO DE COMPRAS
Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución.
Además del servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor yregistra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra.
Con la orden de compra el servicio que realizó el requerimiento podrá recibir el material solicitado y tener control sobre requerimientos no satisfechos, requerimientos con órdenes de compra emitidas y saldos que debe entregar el proveedor.
La Orden de Compra y el alta del material en el servicio habilitan luego el pagode los bienes que será realizado por la oficina de PAGOS.
El circuito de PAGOS no es parte de este tutorial
Concepto del Departamento de Compras.
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmenteal de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización
Importancia del Departamento de Compras
Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas,artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materialesy servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.
Objetivos del Departamento de Compras
· Comprar los materiales para los propósitos buscados
· Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
· Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
· Procurar materiales al precio más bajo posible,compatible con la calidad y el servicio requerido.
· Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
· Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
· Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.
· Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de comprascoladas.
EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
 Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. - Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar sugestión. – Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa. - Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. - Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones ylas garantías personales de la empresa que suministrará el producto. - Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
 Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). *...