Compras

¿Cómo gestionar bien las compras?
Para conseguir una optimización en la gestión de compras se requiere no sólo una centralización, sino que ésta se refiera a la totalidad de las compras, abarque todas las fases y procesos y tenga un adecuado reparto de tareas y responsabilidades.

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José Fdez. Valderrama Director General de Fullstep Networks

José Fdez. Valderrama Socio Fundador deFullstep Networks, especializada en servicios de optimización de la función de compras y aprovisionamiento, José Fdez. Valderrama es licenciado en Administración de Empresas y Finanzas por el Florida Institute of Technology. Ha desarrollado su trayectoria profesional en importantes empresas entre las que destacan Banco Herrero o grupo Volkswagen. En la actualidad es Director General de FullstepNetworks.

uando como consultores de compras preguntamos sobre la situación de la función de compras en una gran empresa, la respuesta habitual es que las compras están centralizadas y gestionadas por un departamento dedicado. A primera vista se nos presenta una situación adecuada y a priori con pocas necesidades de optimización. Sin embargo, al profundizar en el estudio de la situación real,descubrimos que en la mayoría de los casos la centralización se ha hecho efectiva sólo para una pequeña parte de los productos y servicios que se compran en la empresa, y que la dedicación del personal del departamento de compras se reparte principalmente entre funciones administrativas y logísticas o de aprovisionamiento. Sólo una pequeña parte de la dedicación se destina a la gestión del procesoconcreto de negociación y contratación, aun siendo éste la principal fuente de creación de valor de la función de compras. En general, la situación real de la función de compras de la mayoría de las grandes empresas dista mucho de la situación ideal. La mayor parte de los modelos implantados de compras centralizadas se fundamenta en la gestión del proceso de negociación y contratación de ciertosproductos y servicios muy estandarizados, cuya contratación carece de excesiva complejidad representando sólo entre el 15 y el 30 por ciento del volumen de compras total. Además, la mejora de eficiencia y de control tampoco se logra completamente ya que sólo se trasladan las

tareas de procesos y las responsabilidades de un departamento a otro, sin realizar las necesarias reorganizaciones yoptimizaciones de dichos procesos de gestión. Asimismo, tampoco se consigue la distribución correcta de tareas de acuerdo a competencias, conocimientos y especialidades de los colaboradores implicados, ni el fomento del trabajo en equipo entre los distintos departamentos, hecho que supone una reducción significativa de la eficiencia del departamento de compras. Decálogo sobre la gestión ideal de lascompras Para optimizar la gestión de la función de compras en su totalidad, es necesario empezar por definir claramente los distintos procesos que la componen, e identificar en cada uno de ellos los puntos críticos, y las competencias y perfiles adecuados para su gestión. Una vez realizado este análisis en detalle, se comprueba que para conseguir un proceso optimizado y gestionado con eficiencia ycontrol, es necesaria la implicación activa y distribuida de usuarios, técnicos, compradores, gestores logísticos y personal administrativo, en las distintas fases y procesos comprendidos en la gestión de la compra particular de cada material y servicio... 1. La definición de las necesidades de compra Los procesos de compras se inician con la definición de las necesidades que la compra debe de cubrir.En esta fase, el comprador debe trabajar con el técnico o usuario que requiere la

La revista de

& Banca

inanzas

nº 123 / octubre 2007

compra para conseguir plasmar de forma concreta y detallada todos los factores y cuestiones que deben responder los proveedores potenciales en las ofertas que presentan. 2. La petición de ofertas En este paso es crítico cubrir todos los puntos...