Compras

Titulo:
Políticas y fundamentos de compras

Introducción:

El departamento de compras lleva a cabo funciones logísticas mediante las cuales se provee a una organización de todo el material necesario para llevar a cabo sus actividades, de ahí su importancia, es por eso que el responsable deberá conocer sus funciones y responsabilidades las cuales irán alineadas a los objetivos y metasde la organización, como son; optimización de recursos, actividades que generen valor a la empresa y clientes, obtención de suministros con la calidad deseada, satisfacción de los clientes, etc.

Por lo anterior es recomendable establecer políticas claras, objetivas y flexibles que ayuden al departamento a realizar sus actividades de manera correcta, además de apoyar a la adecuada toma dedecisiones.

Desarrollo:
Es importante contar con una política de abastecimiento bien definida ya que ellas se rigen las actividades de compras y funcionan como base para el proceso de adquisiciones, delimitan las acciones y ayudan al logro de los objetivos de la empresa. Así mismo, contribuyen a tener un mejor control de las actividades propias del departamento y contar con criteriospreviamente establecidos para la toma de decisiones.

Los elementos que podemos identificar en una política de compras son los siguientes:

- Objetivo: es la razón de ser de la política, en el cual se establecen los lineamientos a seguir para asegurar la transparencia en las funciones de compras respecto a las diferentes fases del proceso.
- Planteamiento de la políticageneral: se refiere a que toda solicitud, negociación, y adquisición de bienes y servicios que se lleven a cabo se realicen con proveedores evaluados, dichos proveedores deben ofrecer buen precio, calidad, servicio, entregas oportunas, garantías, etc.
- Alcance de las políticas: se refiere al alcance que tendrá la política, en este caso abarca desde la solicitud, negociación, y adquisición debienes y servicios que se realicen, incluyendo lo relacionado con proyectos de inversión.
- Definición de los términos importantes: es la explicación de los términos empleados y tiene la finalidad de hacer más entendible la política a fin de evitar confusiones, en este caso se definen: bienes, servicios, contrato de suministro y proveedor evaluado, procedimiento interno de evaluación,contrato electrónico, proceso de adquisición, etc.
- Políticas especificas o lineamientos administrativos por cada actividad dentro del proceso: se da una descripción más detallada respecto a las actividades que se lleven a cabo, como ejemplo dentro del Manual de Políticas y Prácticas administrativas de la empresa DELTA se menciona lo siguiente:

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- Definición deresponsabilidades para llevar a cabo las políticas: incluye las responsabilidades de cada una de las figuras involucradas dentro del proceso como lo son:
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- Definición de los niveles de autorización: se basan según el tipo de compras y el valor, es decir, dependiendo del monto y del tipo de compras será la persona que autorice.

- Conciencia ética: el comprador debe quemantener en su trato con los proveedores los más altos valores de honestidad e integridad, mostrando de esta forma su propia conducta ética y siendo un reflejo también de la postura ética de la empresa.

El poder asegurar que las políticas de abastecimientos se cumplan, es mediante la definición de cada una de las responsabilidades del personal involucrado en el proceso de compras:a) Área de compras
b) Usuario
c) Proveedores
d) Área de administración
e) Vendedores
f) Clientes y Distribuidores

También a través del uso de sistemas tecnológicos que nos apoyen a monitorear si los proveedores están cumpliendo con las especiaciones en cuanto a tiempo de entrega, calidad, servicio y precio....