Comunicacion en los proyectos

INTRODUCCION

¿A quién tengo que informar sobre los avances de mi proyecto?" Es una pregunta que todo gerente de planificación debe realizarse. 

El presente trabajo desarrolla todos los diversos aspectos que deben llevarse a cabo en la planificación y ejecución de la Comunicación en un proyecto. 

Los avances de un proyecto deben informarse a muchos grupos distintos de personas: cadaactividad y evento debe ser informada a ciertos grupos involucrados. No solo son equipos internos del proyecto, sino también organizaciones externas como instituciones públicas, gremios, sindicatos, y cualquier grupo que se vea afectado y solicite información. 

Esta actividad es constante durante todo el proyecto: la Comunicación constituye lo que mantiene a todos los equipos informados yentendidos en la situación actual del proyecto. Como las actividades de un proyecto deben seguir un orden lógico y no pueden entrecruzarse, la Comunicación debe planificarse desde el principio. Se debe hacer un análisis de los involucrados y afectados, y su relación con el proyecto. Así se puede determinar qué información necesita cada quién, con qué frecuencia la requerirá, y cómo se recolectará ydistribuirá dicha información. 

En el trabajo se verá respuesta a todas estas preguntas, además de explicar los diferentes tipos de comunicación que existen, las consecuencias de una mala comunicación, el control y los sistemas de comunicaciones. 



1° Las comunicaciones en proyectos

Las comunicaciones en el proyecto es asegurarse de que la información es generada en el momento, con lacalidad y cantidad adecuada, y que sigue un proceso consecuente para su distribución, almacenamiento y final eliminación.

El proceso de la comunicación arranca directamente del nivel de gerencia y, por tanto, debe garantizar el éxito del proceso comunicacional. Esta es la comunicación formal que siguen los canales de mando delimitados en la estructura organizativa. Paralelamente, se genera unacomunicación informal entre los diversos individuos entre departamentos

El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será proporcionada y por quién. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información sobre el proyecto, lasnecesidades de información y los métodos de distribución varían ampliamente. Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades constituyen factores importantes para el éxito del proyecto.

Una planificación incorrecta de las comunicaciones conducirá a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes o falta decomunicación con algunos de los interesados involucrados. Un plan de comunicación permite al director del proyecto documentar el enfoque más eficaz y eficiente para comunicarse con los interesados. Una comunicación eficaz significa que la información se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado.

Una comunicación eficiente significa proporcionar únicamentela información necesaria. En la mayoría de los proyectos, la planificación de las comunicaciones se realiza en forma temprana, por ejemplo durante el desarrollo del plan para la dirección del proyecto. Esto permite la asignación de recursos apropiados, tales como tiempo y presupuesto, a las actividades de comunicación. Los resultados de este proceso de planificación deben examinarse conregularidad a lo largo del proyecto y revisarse siempre que sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad. 


2° La cadena de comunicación:

Lo normal que tengamos en un proyecto son los siguientes perfiles:
 
Cliente: es el destinatario final del producto, normalmente sabe lo que quiere, o tiene una idea aproximada, pero no suele saber comunicarlo en lenguaje técnico y hay que...