Comunicacion y documentacion de proyectos


Todo oídos

Una parte considerable de la administración de proyectos consiste en hablar con el equipo del proyecto y de escucharle. Los gerentes de proyectos deben encontrar la manera de considerar todas las opiniones del equipo, además de las propias, para determinar una solución. “al trabajar con personas, uno descubre que la llave para facilitar y dirigir la comunicación es mantener lavista puesta en el producto que se entregara”, explica Tom Nieukirk, director de administración del conocimiento en la oficina de CGN en Peoria, Illinois. Aconseja a los gerentes de proyectos que “construyan la confianza de sus equipos escuchando y compartiendo los procesos de pensamiento. Uno tiene que estar muy abiertos a todos, todo el tiempo. El instante en el que uno no tiene tiempo para hablarcon su equipo se convertirá en el momento en que falle el proyecto”.
Cada miembro de cada equipo tiene un estilo único para participar en las juntas del equipo. Algunos expresaran sus pensamientos sin muchos miramientos. Otros son más introvertidos y pueden ser opacados por los que hablan más. Recuerde que el mejor momentos para comunicarse con los miembros del equipo que hablan poco son lassituaciones informales. Plantearles una pregunta directa que busca conocer su aportación sobre algún aspecto del proyecto facilita su respuesta en ese momento y también en las futuras juntas del proyecto. Las discusiones siempre deben estar fundadas en los hechos que servirán para tomar las decisiones finales del proyecto. Las aportaciones cualitativas y cuantitativas de los miembros del equipo delproyecto alimentan el flujo de la informacion y ayudan a manejar las emociones de los miembros.
La comunicación ocurre entre el equipo del proyecto y el cliente o el patrocinador, entre los miembros del equipo, y entre los miembros del mismo y la alta gerencia de su organización. La comunicación puede implicar a dos personas o a un grupo de ellas. Puede ser oral o escrita. Puede ser cara a cara opor otro medio, como el teléfono, el correo de voz, el correo electrónico, los mensajes de texto, las cartas, los memorandos, las video conferencias, o el software colaborativo (groupware). Puede ser formal como un reporte o una presentación en una junta, o informal, como una conversación en un pasillo o un mensaje de texto. Este capítulo abarca varios tipos de comunicación que se utilizan duranteun proyecto. Usted se familizará con los siguientes temas.
Sugerencias para mejorar la comunicación personal, como las conversaciones cara a cara y los comunicados escritos.
Escuchar de forma efectiva.
Distintos tipo de juntas de proyecto y sugerencias para organizar juntas efectivas.
Las presentaciones formales para el proyecto y sugerencias para hacer presentaciones efectivas.
Losreportes del proyecto y sugerencias para preparar reportes útiles.
Un plan de comunicación del proyecto.
Como llevar registro de los cambios a los documentos del proyecto.
Los instrumentos para la comunicación en colaboración.


Comunicación personal
La comunicación personal efectiva y frecuente es crucial para que el proyecto avance e identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias paramejorar el desempeño del proyecto, saber si el cliente está satisfecho y evitar las sorpresas. La comunicación personal se realiza por medio del lenguaje verbal, del no verbal (comportamiento) y del lenguaje corporal. Puede ser cara a cara o a través de algún otro medio como el teléfono, el correo de voz, el correo electrónico, los lenguajes de texto, las cartas, los memorandos, las videoconferencias o el software colaborativo. La comunicación personal puede ser oral o escrita.
Comunicación oral
La comunicación oral puede ser cara a cara o por teléfono. Puede ser por medio del correo de voz o las video conferencias. La informacion se comunica de forma más exacta y oportuna por medio de la comunicación oral. Esta comunicación ofrece un foro para la discusión, las aclaraciones, la...