Comunicacion

NTP 272: La comunicación escrita en la empresa
La communication écrite dans l'entreprise The writen communication in the enterprise Vigencia Válida ANÁLISIS Criterios legales Derogados: Redactora: Cristina Araujo García Licenciada en Filología Hispánica CENTRO NACIONAL DE CONDICIONES DE TRABAJO Vigentes: Desfasados: Criterios técnicos Operativos: Sí Actualizada por NTP ObservacionesIntroducción
La comunicación entre personas es tan importante que, de hecho, existe siempre. Incluso cuando alguien no quiere comunicar, a través de su actitud, en la mayoría de los casos ya está comunicando algo, al dar la impresión de que no quiere hacerlo. En un colectivo humano tan dinámico como la empresa, el problema de las comunicaciones reviste una importancia decisiva. En ocasiones, algunosempresarios se muestran extrañados, porque después de esforzarse en informar a su personal a través de notas, sobre temas de interés para ellos, no consiguen que los trabajadores se enteren o lo hacen erróneamente. En estos casos después de realizar un sencillo análisis, se puede ver que frecuentemente hay un proceso de no recepción del mensaje. El trabajador no lo lee, porque, o tiene un textoexcesivamente largo, o está redactado en un estilo farragoso que dificulta la lectura, o se emplean palabras o términos que el trabajador no entiende, y en consecuencia, acostumbra a rehuir su lectura, con lo que los resultados son negativos. A veces, pregunta a algún compañero sobre su contenido, recibiendo la mayor parte de las veces una información que distorsiona el mensaje. El trabajador sabe quehay una nota nueva en el tablón de anuncios de la fábrica, pero lo da pereza leerla, porque en situaciones anteriores, o no las ha entendido bien o le han parecido demasiado complicadas. ¿De qué sirve informar al personal, si lo hacemos con un estilo y una terminología que no se comprende? En esta Nota Técnica de Prevención intentaremos dar unas normas generales para la elaboración escrita demensajes, aunque por la breve extensión de la misma, aconsejamos que la persona que esté interesada en este tema, consulte cualquier Manual sobre lenguaje que le ayude a resolver las dificultades sobre su uso.

Normas generales para la elaboración de mensajes escritos
Ante todo escriba para comunicarse. Su misión principal al escribir es decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos queescoger nuestras palabras con cuidado. Tenemos que escoger palabras que el receptor entienda con rapidez y facilidad y que no transmitan sugerencias que puedan tener un efecto negativo en las relaciones que mantenemos con el receptor. Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. Debe tener una introducción, en la que se exponga aquello que se va a decir; un cuerpo principal,en el que se desarrolla el tema y, por último, una conclusión, ésta es decisiva: si es demasiado larga, poco precisa, o demasiado oscura corre el riesgo de fatigar la atención del lector. En las comunicaciones escritas, se señalan como ventajas entre otras, su autoridad, precisión, permanencia y amplitud de cobertura. Las comunicaciones orales tienen como méritos la facilidad y rapidez de sutransmisión, su menor costo, su carácter personal y las posibilidades inmediatas de retroalimentación. (Fig. 1).

Fig. 1: ¿Comunicación escrita u oral?
Unas normas generales a tener en cuenta en la redacción de los textos escritos, son las que damos a continuación:

Haga frases cortas
Intente decir lo mismo con menos palabras. Las frases cortas tienen mayor probabilidad de ser comprendidas quelas frases largas. Hacen la lectura más clara y rápida. Veamos un ejemplo, es preferible escribir: Deben realizar este trabajo en grupo. Pregunten a los compañeros de la otra sección si tienen dudas. La fecha de entrega del mismo es para dentro de una semana. La extensión debe ser de 7 folios como máximo. que: Se les comunica que para realizar este trabajo lo deben hacer en colaboración con sus...