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CÓMO MEJORAR LOS PROCESOS DE COMUNICACIÓN
La diferencia entre una comunicación efectiva y otra inefectiva puede radicar en el grado en que las partes que se comunican manejen debidamente cuatro aspectos del proceso de la comunicación: las diferencias de percepción, las emociones, las incongruencias entre la comunicación verbal y la no verbal y la confianza o desconfianza previa de las partes.DIFERENCIAS DE PERCEPCIÒN:
Este es uno de los obstáculos más comunes para la comunicación. Las personas que tienen diferentes antecedentes, en cuanto a conocimientos y experiencias, suelen percibir el mismo fenómeno desde diferentes perspectivas.
Las diferencias del lenguaje suelen guardar estrecha relación con las diferencias de las percepciones particulares. Para poder comunicar bien unmensaje, las palabras usadas deben tener el mismo significado para el emisor y el receptor. Suponga que diferentes departamentos de una compañía reciben un memorándum que dice que se desarrollará un producto nuevo “en breve”. Para el personal del departamento de investigación y desarrollo “en breve” puede significar de tres a seis meses, mientras que el del departamento de ventas puede considerar que“en breve” es equivalente a una cuantas semanas. Como algunas palabras pueden tener tantísimos significados, se debe prestar atención a que el receptor reciba el mensaje que pretendió el emisor.
Las diferencias de recepción pueden presentarse en razón de diferencias de sexo. Las diferencias de la comunicación y de sus estilos de un sexo y otro han sido temas de mucha investigación recientes. En lospasados diez años la investigación han arrojado que los hombres y las mujeres de nuestra cultura usan diferentes formas de hablar y suelen desempeñar papeles diferentes cuando hablan unos con otros. Estas diferencias pueden llegar a una mala comunicación y a conflictos. Por ejemplo Robín Lakoff, lingüista de la Universidad de California, ha señalado que las mujeres que hablan de forma directa ysegura pueden ser relegadas, por hombres y mujeres, por ser poco femeninas. Por otra parte las mujeres que adoptan un estilo y rol más femenino, en un sentido “tradicional”, es decir, expresan sus ideas en forma más tentativa y se esfuerzan más por captar la atención de alguien quizá sean rechazadas por carecer de inteligencia, o quizá ni siquiera se las tome en serio. La comunicación entre lossexos y la comunicación intercultural, seguirán siendo terrenos de gran importancia para entender a las organizaciones.
REACCIONES EMOCIONALES:
Las reacciones emocionales como: ira, amor, defensiva, odio, celos, miedo y vergüenza influyen en la forma en que entendemos los mensajes de otros y en la forma en que influimos en otros con nuestros mensajes. Por ejemplo, si estamos en un ambiente dondesentimos la amenaza de perder poder o prestigio, quizá perdamos la capacidad de calibrar los significados de los mensajes que recibimos y respondamos en forma defensiva o agresiva.
Las mejores maneras de manejar las emociones es aceptarlas como parte del proceso de comunicación y tratar de entenderlas cuando ocasionan problemas. Si los empleados están comportándose de manera agresiva o molesta,los gerentes deben hacer que hablen de lo que les preocupa y deben prestar atención a lo que dicen. Cuando los gerentes entiendan las reacciones de los empleados, quizá puedan mejorar el ambiente modificando su propia conducta. Antes de una crisis, los gerentes pueden tratar de anticiparse a las reacciones emocionales de sus empleados y prepararse para abordarlas. Además pueden analizar sus propiosestados de ánimo y la influencia que ejerce en los demás.
INCONSISTENCIAS ENTRE COMUNICACIÒN VERBAL Y NO VERBAL:
Muchas veces pesamos que el lenguaje escrito y oral son el medio básico de la comunicación, pero los mensajes que enviamos y percibimos están sujetos a la influencia de factores no verbales como los movimientos corporales, la ropa, la distancia que existe entre una persona y su...