Comunicaciones En Proyectos

1. Dirección de comunicaciones del proyecto
La dirección de comunicaciones del proyecto comprende los procesos necesarios para, en el momento y maneras adecuados, asegurar la elaboración, recopilación, distribución archivo y disposición definitiva de la información del proyecto. Cualquier persona implicada en el proyecto debe estar preparada para enviar y recibir comunicaciones en el “lenguaje”del proyecto y debe comprender que las comunicaciones que se realizan entre personas afectan al proyecto en su conjunto.
La figura siguiente muestra la organización general de los siguientes procesos principales:
* Planificación de comunicaciones: Determinando las necesidades de información y comunicaciones de las entidades involucradas en el proyecto: quién necesita qué tipo deinformación, cuándo la van a necesitar y cómo les será enviada.
* Distribución de información: Poniendo a disposición de las entidades involucradas en el proyecto la información necesaria en el momento adecuado.
* Informe de realización: Recopilando y distribuyendo la información sobre el desarrollo del proyecto. Esto incluye el informe de situación, la evaluación del progreso y las revisiones.* Cierre administrativo: Elaborando, reuniendo y distribuyendo la información necesaria para formalizar una fase o la terminación del proyecto.
Estos procesos interaccionan entre ellos, así como con los procesos de las otras áreas de conocimiento. Cada proceso puede requerir esfuerzos de una o más personas o grupo de personas, según sean las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre,generalmente, al menos una vez en cada fase del proyecto.

2. Tipos de comunicación
En la gestión de comunicación en los proyectos es común usar varios elementos de comunicación empresarial, siendo algunos de ellos derivados de tipos de comunicación según las necesidades y requerimientos de la empresa, además de tomar en cuenta la rapidez o la precisión con que éstos transmitan la información,algunos de ellos son:
* Carta: Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor(destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).
Existencartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
* Memorándum: Es aquel escrito que se usa para intercambiar informaciónentre departamentos de una empresa con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.
Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quién va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipode comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
* Las Actas de reunión: Son notas que se toman durante las reuniones efectuadas con la finalidad de llevar un registro de las mismas y mantener la información como un archivo permanente y disponible para quien lo necesite en cualquier tiempo y por cualquierrazón.
3. La gestión de comunicaciones
Cuando se habla de la comunicación en la ingeniería se hace referencia a una parte fundamental del desarrollo de un proyecto, ya que si no se estudian –y atienden- todos los requerimientos necesarios para un óptimo despliegue del proceso o plan de comunicación, muchas de las actividades dentro del plan general del proyecto podrían retrasarse o no...