Comunicaciones y sistemas de información en gerencia de proyectos

Comunicaciones y sistema de información

Un Gerente de proyectos se pasa el 90% de su tiempo comunicándose, esa es su principal función, es por esto que el establecimiento de un sistema de información para llevar a cabo un plan de comunicaciones previamente concebido resulta de tanta importancia.

La planeación de las comunicaciones y la utilización de un sistema de información implica:Definir y establecer el sistema de información utilizado:

Este punto implica definir las características explícitas del sistema de información: funciones, atribuciones y responsabilidades del personal clave en el proyecto, además de proveer lineamientos para la gestión de cambios, auditorías internas y manejo del sistema HSQE.

También debe especificar si su ubicación es centralizada odescentralizada, la integración y organización definiendo responsables y canales de comunicación; y finalmente los parámetros espaciales, temporales y físicos (lugar, frecuencia, duración y documentación)

Documentación:

Generalmente se basa en actas e informes de diferente tipo, y otros documentos especiales:

* Acta de iniciación de obra
* Acta de recibo parcial de obra
* Acta desuspensión temporal
* Acta de reanudación
* Acta final
* Acta de liquidación
* Informe semanal de ejecución
* Informe mensual de avance
* Informe extraordinario
* Informe final
* Contractuales
* Especificaciones
* Catálogos
* Planos
* Certificaciones y pruebas de equipos, montajes y procesos
* Memorias de cálculo
* Memorias de medición

Durantela planeación y el control, la Gerencia de Proyectos recibe, distribuye y archiva los documentos para finalmente enviarse a archivo inactivo; en este punto es muy importante la organización por lo que se recomienda manejar diferentes tipos de archivo como los siguientes:

* Archivo de documentos técnicos actualizados
* Archivo de la Gerencia de proyectos (comunicaciones, minutas,remisorios, documentos contractuales)
* Archivo general de ingeniería
* Archivo general de compras
* Archivo general de construcción
* Archivo contractual

Procedimiento de coordinación:

Al planear las comunicaciones el objetivo principal se basa en determinar las necesidades de información y comunicaciones de los stakeholders, responder los siguientes interrogantes:

* ¿Quiénnecesita la información?
* ¿Cuándo la necesita?
* ¿Cómo y quién se la proporcionará?

Las respuestas a estos interrogantes se pueden manejar en tablas como las que se presentan a continuación para entender los conductos regulares y la importancia de la entrega y administración propicia de la información para el adecuado desarrollo del proyecto.

  | Quién necesita la información? | Quéinformación necesita? | Quién suministrará la información | Cuándo se necesita la información | Cómo se recibirá la información |
Gerencia | Gerente de proyecto | Información y documentación preliminar | Intranet Banco | Preinversión |   |
| Equipo del proyecto | Documentos de planeación | Gerente de Proyecto | Planeación | Reunión de equipo del proyecto |
| Gerente de proyecto | Informesde avance | Ingenieros | Todo el proyecto | Reunión de equipo del proyecto |
Mantenimiento | Ingenieros | Formatos de orden de comisión | Intranet Banco | Diagnóstico |   |
| Gerente de proyecto | Informes de diagnóstico | Ingenieros | Diagnóstico | Reunión de equipo del proyecto |
| Ingenieros | Informe de asignación de sucursales | Gerente de Proyecto | Diagnóstico | Reunión de equipodel proyecto |
| Técnicos | Planos de intervención | Ingenieros | Ejecución mantenimientos | Memorando de correo electrónico |
| Ingenieros | Confirmación recibo de elementos | Técnicos | Ejecución mantenimientos | Memorando de correo electrónico |
| Ingenieros | Carta de aceptación | Gerentes de sucursales | Ejecución mantenimientos | Memorando de correo electrónico |
| Ingenieros |...