Comunicación Escrita

Técnicas de la
Comunicación Escrita
UNIDAD

1

UNIDAD

2

4

Normas básicas para la redacción,
ortografía y puntuación

Documentos administrativos y
comerciales

UNIDAD TEMÁTICA II

LA COMUNICACIÓN
ESCRITA Y LOS
DOCUMENTOS
COMERCIALES

LA COMUNICACIÓN ESCRITA Y LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
1. OBJETIVO DE LA UNIDAD 02
Desarrollar habilidades básicas y específicas parala redacción de documentos administrativos y comerciales.

2. CONTEXTUALIZACIÓN
Para enfrentar los retos que impone el mundo de hoy,
donde una comunicación a tiempo puede ser la clave
para concretar un negocio o sacar adelante un proyecto, se hace necesario contar con formatos ágiles
que lleven a los usuarios a manejar grandes volúmenes de información en cualquier momento. Gracias a
estasnuevas necesidades, la tendencia es usar archivos electrónicos, para satisfacer una consulta rápida
y eficiente.
La carta comercial como elemento básico de comunicación entre las personas y las organizaciones, se emplea en la oficina tradicional como en la moderna, en
archivos electrónicos o en papel, y cumple dos objetivos fundamentales:
- Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia.
-Crear, mantener y recobrar “buena voluntad”.
En los capítulos siguientes se presentaran las técnicas que se sugieren para la redacción
de los diferentes tipos de cartas.

3. RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIAS
ESTUDIO DE CASO
ANÁLISIS DEL CASO

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El Análisis del caso de Estudio debe resolverlo en la plataforma

4. PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
LA REDACCIÓN
CARACTERÍSTICASFUNDAMENTALES DE LOS MENSAJES
ESCRITOS
4.1.1. CLARIDAD:
Esta característica implica comprensión fácil y rápida,
con una sola interpretación posible. Se obtiene sobre la
base de un ordenamiento metódico de ideas y el uso correcto del lenguaje.
MENSAJES CONFUSOS
Hablar con el personal de oficina, además
de ser una buena rutina diaria, constituye
por parte de los supervisores una excelente practica, quedebería imitarse en
algunos casos.
Nos complace informarle que su mercadería del pedido 4369, dejara nuestras
oficinas para el traslado a sus bodegas.
Además, emitiremos los documentos
correspondientes con letra a 60 días, con
un flete adicional por el traslado local que
será cargado a su cuenta.

MENSAJES CLAROS
Debe recomendarse a los supervisores
que adopten la práctica diaria dehablar
con su personal.
Nos complace anunciar la entrega de su
pedido 4369 en sus bodegas para el 3 de
octubre. Enviaremos, además, factura por
flete local ascendente a $ 400 y una letra
por $6200 para su aceptación y devolución.

4.1.2. BREVEDAD:
Un mensaje es breve cuando a pesar de haber usado el menor número de palabras, es
claro y completo. Donald Walton lo ilustra muy bien en uno desus subtítulos: “No use
veinte palabras cuando cinco sean suficientes”

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MENSAJE DIFUSO
MENSAJE BREVE
En relación con su informe del 15 de septiembre, en el que se refiere a las irregulaMe complace anunciar el traslado de su
ridades advertidas en el departamento de
informe 431 del 15 de septiembre a la OfiCómputo durante el año calendario 2010,
cina de Recursos Humanos para el trámiteme complace anunciarle el traslado de
correspondiente.
este asunto a la Gerencia de Personal para
su solución.
4.1.3. CORDIALIDAD:
Esta característica se relaciona con el tono amable y respetuoso que siempre se debe
usar para la comunicación comercial. Nada mejor que una palabra amiga y atenta para
transmitir una idea. El siguiente ejemplo ilustra la comparación entre el tono desatento yel amistoso cordial.
DESATENTO
CORDIAL
En lo que a nosotros concierne, el desperLuego de la inspección realizada a la
fecto descubierto en su máquina tejedora máquina tejedora “Wally” de su fabrica“Wally” no es de nuestra responsabilidad
ción, nos parece justo, por encontrarse
y su empresa debería cambiarla o asumir
en periodo de garantía, que su empresa
su reparación por encontrarse en...