Comunicación interna y externa








Comunicación de uso interno y externo (circular)


Hola amiga estudiante
Te relataré mi vida para que analicemos juntos el ciclo vital de los documentos de archivos.
Soy una comunicación de uso interno y externo der carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios.Me llamo: circular.
Me catalogo como documento de archivo porque fui producido por el departamento administrativo de la entidad a la cual pertenezco, en razón de sus funciones.
Te resumiré mi ciclo de vida en tres momentos, que están directamente relacionadas con mi actividad.


















PLANEACIÓN: Nace de unestudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido, cumplen con los requisitos establecidos en las normas técnicas colombianas 3234.
Para mi elaboración el soporte elegido por mi entidad productora es el papel y hago mi recorrido por las oficinas que aportan datos o ejercen control sobre mí. Estos aspectos telos explicare con más claridad en mi siguiente fase.

ELABORACIÓN: Es la fase de mi edición y se lleva a cabo mediante la aplicación de la normatizacion y la normalización establecidas para mí.
Te preguntaras, ¿qué significan estos términos?, te lo cuento a continuación.
Normatizacion: es un conjunto de normas creada por un gobierno o estado de derecho, para regular el comportamiento de laspersonas dentro de la sociedad.
Por mi condición de documento de archivo me rige la normatividad archivística jurídica, que podemos definir como el conjunto de normas establecidas en la NTC para las circulares.
Veamos entonces:
La norma técnica Colombiana 3234 establece para la circular.
La circular se elabora teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Código, ciudad de origen y fecha, datos dedestinatario, nombre del firmante y cargo.
Hablemos ahora de normalización, que hace referencia a la normatividad técnica y la normatividad administrativa, la normatividad puede definirse como el conjunto de normas. Que regulan el QUÉ, el COMO, el CUANDO y el PORQUÉ en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas e instituciones. Las normas técnicas no son de obligatoriocumplimiento, pero mi entidad productora se rige por las normas NTC 4436 (información y documentación). Papel para documentos de archivos y requisitos para la permanencia y durabilidad.
Estas normas hablan sobre la utilización de papelería con gramaje /m2, libre se ácido y exento de lignina cuyo valor este en el rango de 7.0 a 8.5. También recomiendan que para efecto de durabilidad archivística las tintasde impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad no presentar modificaciones de color y no transmitir acides al soporte. De esta forma mi entidad productora comienza a prevenir mi deterioro.
Bueno, ahora nos falta definir la normatividad administrativa, esta es el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional que regulan el procesocomunicativo, informativo y archivístico.
Toda circular debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el nombre de copia reglamentaria, en caso de requerir informar a otras personas del contenido de la comunicación se elabora las copias correspondientes, las cuales reciben el nombre de copias adicionales y pueden ser internas o externas.
El art. 11 del acuerdo 0060/ 2001 establece que: ‘’lascomunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elabora en original y máximo dos copias remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en la tabla de retención documental....