Comunicación Y Capacitación En Sistema De Gestión De Calidad

|Capacitación y Comunicación de Sistema de Gestión de Calidad |
|Laura Memoli |

Desarrollo de la Propuesta

Este proyecto tiene como objetivo lograr una comunicación internaeficaz, indispensable para la participación y la consideración del empleado municipal. Asimismo, y como el vecino debe conocer las mejoras que el Municipio realiza para mantener y mejorar la calidad del servicio, debiera incorporarse la Comunicación externa del SGC, haciendo especial hincapié en los medios de comunicación barriales y en la activa y eficaz comunicación con las Organizaciones de laSociedad Civil.


Identificación del Problema y Justificación


El personal cuenta en su contra con décadas de olvido, atraso y falta de consideración de sus habilidades y capacidades para ser parte del mejoramiento de la gestión.
Si bien desde la concepción del Sistema de Gestión de Calidad se ponen a disposición diferentes herramientas para participar activamente del mismo, esto noquiere decir que el empleado lo haga.
¿Por qué? Porque implica un cambio de mentalidad llevado a toda la estructura orgánica del Municipio, incluyendo tanto las áreas que certifican Normas de Calidad como las que no, considerando que no existe un mensaje claro al respecto.
La pregunta que más a menudo se hace el agente que no está incluido en el proceso de Atención al Público quecertificó Normas de Calidad, es si puede utilizar las herramientas del SGC para hacer nuevos aportes, ya que las áreas externas al proceso NO RECIBIERON NINGÚN TIPO DE CAPACITACIÓN EN LAS MISMAS. Es decir, que a pesar de que todo el Municipio está inserto en el programa, la capacitación se ha visto reducida a los niveles jerárquicos y a las áreas que participan del proceso, cuando en realidad todo trabajoque se realiza en la Municipalidad está directa o indirectamente, relacionado con el resto, y por lo tanto necesita de la colaboración recíproca para poder cumplirse con éxito.
En ese mismo sentido, el vecino que utiliza los servicios del Municipio debe conocer que éste está inmerso en un SGC, con certificaciones externas, y que el SGC tiene herramientas que pueden ser utilizadas tanto por elvecino que viene a hacer un trámite como por las Organizaciones intermedias hacia adentro.


Objetivos

Los objetivos están orientados en dos focos:
1-Capacitación al empleado y al vecino del departamento.
2-Comunicación interna y externa
• Entender plenamente de qué se trata Sistema de Gestión de Calidad.
• Sensibilizar al vecino y al empleado de la Comuna en SGC.
•Favorecer la mejora continua.
• Alentar el uso de las herramientas de SGC.
• Desburocratizar procedimientos de las áreas involucradas que, a partir de la implementación de SGC, han hecho más lentos sus procesos por desconocimiento de las políticas de Calidad.

Actividades

Capacitación:
a) Desde el punto de vista del empleado municipal.
• Capacitar a todo el personal municipal enSistema de Gestión de Calidad, a través de acciones conjuntas de la Unidad Funcional de Calidad y de Capacitación.


b) A partir de las Organizaciones Intermedias
• Realizar Talleres en las Organizaciones Intermedias sobre temas específicos, tales como la mejora continua referida a los procesos de convivencia, Inteligencia Emocional, Defensa al Consumidor, etc.


Comunicación:
a.Desde el punto de vista de la Comunicación Interna
• Informar a todos los empleados por mail a través de grupos de correo los cambios que se producen en el Sistema Informático de Calidad, para que ingresen a la Intranet y actualicen sus archivos.
• Alentar en la Intranet foros de discusión de temas específicos, tales como el mejoramiento de los procedimientos, para conseguir la...