Concepto de archivo

Módulo de Archivo y Operatoria de Teclados
Segundo Trimestre
Nombre: Dennis Galarza
Curso: 5to “B”
Tema: Archivo
Trabajo N°3

CONCEPTO DE ARCHIVO
Consiste en un conjuntoordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde sealmacena la documentación.
IMPORTANCIA
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
- Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga aconservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividadempresarial.
- Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.Las funciones del archivo serán por tanto:
- Guardar, conservar y custodiar la información.
- Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
- Constituir un Centro activode información.
- Cumplir con las disposiciones legales.
CLASIFICACIÓN
Reglas básicas de los sistemas de archivo
Los conceptos básicos del archivo son:
-         Título.* Alfabético.
* Numérico.
* Alfanumérico.
-         Unidad.
-         Clasificar.
-         Alfabetizar.
La forma en que se deben de clasificar los documentos dependedel tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
Laalfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.