Concepto De Archivo

CONCEPTO DE ARCHIVO
ES EL PROCESO DE CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS,CORRESPONDENCIAL Y OTROS PAPELES RELACIONADOS CON UN INDIVIDUO O FIRMA DE MANERA QUE SE PUEDAN MANTENER EN SU LUGAR SEGURO PROTEGIDOS CONTRA DETERIORO DESTRUCCION O PERDIDA Y QUE A SU VEZ FACILITE LA LOCALIZACION RAPIDA Y EFICIENTE CUANDO SE NECESITEN.

LOS ARCHIVOS Y CARPETAS SE ORGANIZAN JERÁRQUICAMENTE.

IMPORTANCIA DELOS ARCHIVOS
LOS ARCHIVOS CONSTITUYEN PARTE ESENCIAL DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN DE UN PAÍS, YA QUE EXPRESAN EN FORMA ORIGINAL EL DESARROLLO HISTÓRICO DE SU MISIÓN, FUNCIONES Y ACTIVIDADES. SU IMPORTANCIA RADICA EN COMPRENDER EL VALOR QUE TIENEN PARA:
PARA LA ADMINISTRACIÓN: TODO GOBIERNO, DEPENDENCIA, ENTIDAD O EMPRESA DEBE RECURRIR CON FRECUENCIA A LOS DOCUMENTOS QUE HAN PRODUCIDO ORECIBIDO DURANTE SU GESTIÓN A FIN DE VERIFICAR PROYECTOS, LLEVAR INVESTIGACIONES, REALIZAR COMPARACIONES, TOMAR DECISIONES, RESPONDER TRAMITES Y DEMANDAS DE ORDEN LEGAL, ADMINISTRATIVO O FISCAL, O REQUERIMIENTOS DE LOS CIUDADANOS. CON UN ARCHIVO BIEN ORGANIZADO EL FUNCIONARIO NO TENDRÁ QUE PARTIR DE CERO O INVERTIR SU TIEMPO EN BÚSQUEDAS INFRUCTUOSAS, ELEVANDO LOS COSTOS DE OPERACIÓN, ATRASO,CONFUSIÓN Y EN GENERAL UNA DEFICIENTE ADMINISTRACIÓN.
PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO: LOS ARCHIVOS TIENEN LA CAPACIDAD DE DOCUMENTAR DERECHOS Y DEBERES DE LAS PERSONAS, DE LAS ORGANIZACIONES, DE EL ESTADO Y DE ESTE CON OTRO ESTADOS. SU EXISTENCIA, DESEMPEÑO Y DESAPARICIÓN, SON SIEMPRE DEMOSTRABLES A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS.
PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL: EL MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DEVIDA DE LA POBLACIÓN OBJETIVO CONSTANTE DE TODAS LAS POLÍTICAS, PLANES Y PROGRAMAS DE DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL DE LOS GOBIERNOS. POR LO ANTERIOR LOS ANTECEDENTES SOBRE ESTAS ACTIVIDADES SON DE MUCHO VALOR PARA DETERMINAR LOS LOGROS Y FRACASOS DE ESTOS PROGRAMAS.
PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO: LA INVESTIGACIÓN ES CONDICIÓN PARA EL AVANCE CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO; SUS RESULTADOSPERMITEN APLICACIONES PRÁCTICAS Y LA GENERACIÓN DE CONOCIMIENTOS PERTINENTES PARA LAS NECESIDADES DE LOS DIFERENTES SECTORES DEL PAÍS. GRAN PARTE DE LA CONTRIBUCIÓN DE LOS ARCHIVOS AL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO ESTÁ BASADO EN LA CAPACIDAD PARA BRINDAR INFORMACIÓN SOBRE INSUMOS Y RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE LOS PROCESOS.
PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO...
CARACTERISTICAS1. DEBEMOS ELEGIR EL O LOS MÉTODOS CORRECTAMENTE PARA QUE LA CLASIFICACIÓN SEA SENCILLA Y FÁCIL DE UTILIZAR.
2. EL ARCHIVO A MENUDO NO SÓLO ES DE USO PERSONAL (SECRETARIA) SINO QUE HAY ELEMENTOS EN EL ARCHIVO CUYA CONSULTA PODRÁ REALIZARLA OTRA PERSONA AUTORIZADA, POR ESE MOTIVO, DEBEMOS ESTABLECER UNAS PRÁCTICAS DE CONTROL Y SENCILLEZ EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN.
3. SI EL ARCHIVO ESMUY GRANDE Y/O CONFIDENCIAL, SE DEBERÁN DISPONER DE ESPACIOS FÍSICOS ADECUADOS (CÁMARAS, CÁMARAS IGNÍFUGAS, CÁMARAS BLINDADAS, ETC.). EN MUCHOS CASOS SE PRECISARÁ EL MANTENIMIENTO POR PERSONAL ESPECIALIZADO.
4. DEBERÁ EXISTIR UNAS NORMAS INTERNAS DE CONSULTA.
5. DEBEMOS CONTAR CON MÁQUINA DESTRUCTORA DE PAPEL PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTACIÓN, TAL Y COMO HEMOS EXPUESTO CONANTERIORIDAD.
FASES DE ARCHIVO
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TIPOS DE ARCHIVOS. 
PARA LA ADECUADA CONSERVACIÓN DEL MATERIAL, DOCUMENTACIÓN QUE SE DEBE ARCHIVAR, ES NECESARIO CONTAR CON EQUIPOS FUNCIONALES QUE PERMITAN CUMPLIR CON LOS FINES ESENCIALES DEL ARCHIVO, ASÍ SE ENCUENTRAN ARCHIVADORES DE DIVERSA ÍNDOLE COMO LOS ARCHIVADORES VERTICALES, LATERALES,  LAS BANDEJAS DE ESCRITORIO, ARCHIVOS ROTATIVOS, MULTIUSOS,AUTOMATIZADOS, EL MICROFILM, PUES UN SISTEMA DE ARCHIVO PUEDE SER TAN SIMPLE COMO COLOCAR TARJETAS EN UNA SERIE DE CAJETINES O TAN SOFISTICADO COMO UN SISTEMA ELECTRÓNICO QUE UTILICE UNA UNIDAD PRINCIPAL.  EN LA MEDIDA EN QUE EL EQUIPO Y EL MÉTODO DE ARCHIVO, CUMPLAN EL PROPÓSITO PARA EL CUAL HAN SIDO CREADOS, SERÁN MÁS CUALIFICADOS COMO SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN.  ADEMÁS LA EFICIENCIA DEL...