Concepto de manual

CONCEPTO DE MANUAL.

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog.
"Es un registro escrito deinformación e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.
Objetivos de los manuales.
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a)Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,políticas, procedimientos , normas, etc.
b)Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c)Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
d)Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando suincorporación a las distintas funciones operacionales.
e)Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
Ventajas y desventajas de los manuales
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
Ventajasa)Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
b)Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
c)Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
d)Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
e)Son instrumentos útiles en la capacitación delpersonal.
f)Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
g)Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede ajustar al control por irregularidades.
Desventajas
a)Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
b)El costo de producción y actualización puede ser alto.C)Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
d)Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
e)Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
 

TIPOS DE MANUALES.

Las diferentes organizaciones tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual sedetermina dando respuesta al propósito que se han de lograr.
[pic]POR SU CONTENIDO.
Manual de Historia.- Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión ymotiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
Manual de organización.- Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas.- Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a serseguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a)Agilizar el proceso de toma de decisiones
b)Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c)Servir de base...