Concepto De Tecnicas De Archivo

Concepto de técnicas de archivo

El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.

Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados con el individuo o firma ya la vez facilitar su localización y manejo.

Importancia:

Representa la memoria de la empresa o de algún negocio, o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

Finalidad de las reglas de clasificación de archivo:

Un archivo tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propiasreglas, para decir, ¿Dónde guarda un documento?, solo esa persona podría encontrarlo, por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permita seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera, poder archivar todos los documentos adecuadamente.

Conclusión personal:

Es un proceso ordenar conforme a la empresa, debemos tomar en cuenta que es algo muy importante, porque representa lamemoria de la empresa. Hay que recepcionar, clasificar, ordenar y conservar.

Conservación

Conclusión:

Hay diferentes tipos de archivo y cada uno es diferente en tiempo y localización. Por ejemplo, El archivo semi-activo que son de más de un año pero no son de consulta frecuente, como los documentos de los alumnos. También está el archivo activo que son los del año incurso, los que estánpendientes de respuesta, como los cambios de turno. Y por último el que abarca más años, es el archivo pasivo o también llamado muerto, en este se encuentra por ejemplo los papeles de egreso de algunas personas que nunca lo recogieron y no se puede desechar.

Tipos de documentos

Conclusión:

Los documentos se clasifican en diferentes tipos que son los, vitales los importantes, los útiles y losno esenciales. Cada uno es diferente, por ejemplo el último, se desecha después de leerlo, el primero son de mucha importancia, el segundo están relacionados más al negocio y los terceros es solo para saber que paso

Organización de sistemas de archivo

Conclusión:

Para que algún documento este bien archivado y organizado, además de facilitar su búsqueda y ahorrar, dinero y espacio, esnecesario tener archiveros, para meter los papeles, guías, para separar los documentos y las carpetas para no juntar documentos de diferentes personas. Estas tendrán unas pestañas que estarán en orden alfabético.

Conceptos básicos de un archivo

Son palabras o códigos, con que reconocemos nuestros documentos. Los títulos de acuerdo, con los sistemas de clasificación, pueden ser alfabéticos,numéricos y alfanuméricos.

Unidad:

Si nos referimos a clasificaciones alfabéticas, necesitamos dividir del archivo (de compañía, de personas, temas, etc.), en unidades, para poder buscar la unidad diferente, con la que organiza el orden de alfabetización.

Ejemplo: Jesús García Martin

|Unidad 1 |Unidad 2 |Unidad 3|Unidad 4 |
|García |Martin, |Jesús | |

Clasificar:

Es determinar cierto número de clases o de categorías donde vendrá a insertarse los documentos. Es el proceso mental, mediante el cual se determina, el encabezamiento bajo el que se debe archivar losdocumentos.

Ejemplo:

a) Nombre del membrete (correspondencia recibida)

b) Nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida)

c) Nombre de la persona o compañía a quien la carta está dirigida.

d) Nombre del tema o asunto mencionado en la carta

e) Nombre de la localidad geográfica en la que se refiere la correspondencia.

Alfabetizar:

Es ordenar los...