conceptos de adminstracion del tiempo

Eficiencia
Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles:
Eficacia no siempre es sinónimo de eficiencia.
Efectividad
Capacidad para producir el efecto deseado: Cincuenta por ciento de efectividad.
Validez o autenticidad.
Eficacia
Capacidad para obrar o para conseguir un resultado determinado.
Control:
m. Comprobación o inspección de una cosa:Control es la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.
Urgente e importante:
Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atención inmediata y sonlas que ponen a prueba la capacidad de respuesta momentánea.
Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el objetivo final de la empresa. Pueden ser a corto o largo plazo y ponen a prueba la capacidad de respuesta futura frente a los obstáculos que se van presentando.
Stephen R. Covey, autor de Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, propone una tabla en la queclasifica las actividades. De modo que:

1. Si una tarea es Urgente e Importante habrá que solucionarla cuanto antes.
2. Si es Urgente y No Importante habrá que delegarla en otros.
3. Si es No Urgente e Importante habrá que retrasarla.
4. Si es No Urgente y No Importante se deja para lo último o se olvida.


Matriz de Covey:

Urgente No Urgente
Importante Actividades:
Crisis
Problemasapremiantes
Proyectos a punto de vencer Actividades:
Prevención
Construcción de relaciones
Reconocer oportunidades
Planificación, recreación
No Importante Actividades:
Interrupciones, llamadas
Correos, algún informe
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas
Actividades populares

Actividades:
Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas cartas
Algunas llamadas
Pérdidas de tiempoActividades agradables
Actividades que de no ser atendidas amenaza el logro de objetivos y puede ocasionar crisis.
Lo ideal sería una situación de equilibrio a la hora de afrontar las actividades importantes y urgentes.

Mitos y enemigos del tiempo:
Evitar caer en el perfeccionismo.
Aprender a decir no.
Evitar distracciones.
Hay que aprender a delegar.
Sea puntual y exija puntualidad.
Eliminesentimientos inútiles.
Aprender a ir al grano.
Hacer un buen manejo de reuniones.
Maneje ordenadamente el despacho de papeles.
Evite conflictos.
Hacer buen uso de los correos electrónicos.
Uso correcto del teléfono fijo y celular.
Uso de tiempos muertos.
El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... parano llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo quesucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debeemplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo...