conceptos de archivo del SENA


Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entendercomo la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidospor los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmentepor una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora quereúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, ladocumentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambiénpuede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas paraasegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones...