Conceptos De Archivo

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Conservación de Documentos
Concepto No. 1999054854-2.Septiembre 30 de 1999. Director JurÌdico.
Síntesis: Conservación y reproducción de documentos. Período de conservación. Medios técnicos. Requisitos para que pueda procederse a la destrucción de libros y papeles del comerciante; procedimiento. Vigencia de los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y de la Resolución 20 de 1951.
Conservación y reproducción de documentos
Al respecto es necesarioseñalar, en primer término, que con la expedición de los Decretos Legislativos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, adoptados como legislación permanente por la Ley 141 de 1961, se estableció un régimen general sobre conservación y reproducción de documentos, aplicable tanto a entidades públicas como a personas privadas, incluidas en ese ámbito de aplicación las instituciones de crédito y demás entidadessometidas a la supervigilancia del Estado. Ese régimen se refiere a la microfilmación como medio técnico de conservación autorizado.
En lo que corresponde a documentos públicos, con posterioridad ese régimen fue complementado con normas como las Leyes 39 de 1981 (artículo 2) y 80 de 1989, los Decretos 1777 de 1990 y 1382 de 1995, y los Acuerdos 12 de 1991, 07 de 1994 y 09 de 1995 de la JuntaDirectiva del Archivo General de la Nación.
Ahora bien, en lo atinente a libros y papeles del comerciante, los artículos 48 y 60 del Código de Comercio (Decreto Ley 410 de 1971) y el Decreto 2620 de 1993 complementaron ese régimen con disposiciones especiales aplicables a los comerciantes, disposiciones a las que se adiciona lo dispuesto en el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993. No obstante,respecto de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria, en particular respecto de los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros, el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero reguló de manera especial el régimen de conservación dedocumentos aplicable a ellas.
En ese contexto, debe tenerse en cuenta, respecto de instituciones vigiladas por esta entidad, que en la materia de su consulta a aquellas les serán aplicables en primer término las disposiciones contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. En lo no previsto allí y en consideración a la naturaleza comercial de la actividad desarrollada por dichas...