conceptos de gestión documental

PIEZA DOCUMENTAL
ES LA UNIDAD MINIMA QUE REUNE TODAS LAS CARACTERIZTICAS NECESARIAS PARA SER CONSIDERADA UN DOCUMENTO EJEMPLO ACTA OFICIO INFORME O CARTAS ESTA ES ALGO UNICO NO TIENE REPLICA.PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Comprende los aspectos de
ORIGEN,
CREACIÓN y DISEÑO de
formatos y documentos
conforme a las funciones propias de cada entidad o dependencia
SERIE DOCUMENTAL:
Conjunto deunidades documentales de estructura y contenidohomogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejerciciode sus funciones específicas.Ejemplos: Hojas de Vida o HistoriasLaborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL
: Conjunto
de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada delconjunto de la serie por los tipos documentalesque varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competenciaconcreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos, se origina en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivosque sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarla categoría diplomática.
Unidad Documental
Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solodocumento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente.
Documentos de Apoyo Informativo
Los documentos de Apoyo Informativo son aquellos documentos que sirven de ayuda a la gestiónadministrativa.
Estos documentos poseen las siguientes características:
·Son ejemplares múltiples.
·Informan de un asunto concreto.
·Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de la toma dedecisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones, etc.
·Su valor es meramente informativo y a corto plazo....