Conceptos de inventarios

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CONCEPTO:

La Transferencia Documental "es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas".

ES EL PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL CUAL SE HACE EL TRANSLADO CONTROLADO DE LOS DOCUMENTOS.

IMPORTANCIA:

a) Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.b) Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
c)Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
d)Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
e) Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollohistórico institucional.
f) Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

CRONOGRAMAS:

El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias , indica la fecha en que se deben transferir los expedientes, que han cumplido su gestión administrativa, al Archivo Central de la entidad.
Las políticas y procedimientosestablecidos para la Transferencia Documental, desde los Archivos de Gestión al Archivo Central son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las áreas. Será responsabilidad de cada una de las áreas de LA coordinación con el Centro de Documentación e Información y el Comité de Archivo la permanente actualización del procedimiento establecido para la TransferenciaDocumental.

CLASES DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:

Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.

Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna.

3. DEFINICIONES
3.1 ARCHIVO CENTRAL
Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidadrespectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594
de 2000.
3.2 ARCHIVO DE GESTIÓN
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para darrespuesta o solución a los asuntos
iniciados.
3.3 ARCHIVO HISTÓRICO
Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente.
3.4 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al
histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.
3.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALListado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Administración de Archivos. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.

Esel traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o Intermedio.

¿Pero qué es cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el Archivo de Gestión?

Es cuando los documentos que se encuentran en el Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir, la frecuencia de consulta disminuye comoconsecuencia de la pérdida de sus valores administrativos.

1. Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar previamente eleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, anuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro...