Conceptualización del departamento/ área de compras

Conceptualización del Departamento/ Área de Compras
El área de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores.
Funciones querealiza el Área de Compras
Dentro de las funciones que realiza el área de compras podemos encontrar las siguientes: Investigación de precios*, elección de proveedores, relaciones con los mismos, emisión de órdenes de compra, inspección de pedido, investigaciones de mercado*, cobertura de facturas. (*.- esto es solo cuando no hay un área de mercadotecnia o si se realiza en colaboración con lamisma
LA FUNCIÓN DE COMPRAS
Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las compras forman parte del aprovisionamiento:
* Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.
* Aprovisionamiento:conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento:
Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.
Planificación temporal de las necesidades.
Expresión de las necesidades en términos adecuados.
Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces desatisfacer las necesidades de las compras.
Compra de los productos que necesitamos.
Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente pactadas.
Pago de los productos que recibe.

Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos y obligaciones establecidosentre comprador y vendedor.

Aprovisionamiento = Compras + Almacenamiento + Gestión de Stock
Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:
1º) Organización:

Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades.

2º)Previsión:

Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.

3º) Control:

Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene encuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.

2. OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

Los Objetivos de las compras son:

* Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezcael mínimo coste.
* Mantenimiento del nivel de calidad.
* Garantizar la continuidad en el abastecimiento.
* Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva en el mercado o con sus competidores.
* Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.

Los principales objetivos son los 3 primeros.

Una vez determinadas lascaracterísticas y especificaciones del productos que debemos comprar, habrá que determinar:
* Precio.
* Cantidad.
* Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 días).
* Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad.
* Persona responsable del aprovisionamiento deberá acordar con los...