Conducción de reuniones

Conducción de reuniones
AUTORES: Dr. Héctor N. Fainstein y Carolina Sciarrotta

Con la cercanía del siglo XXI se presentan nuevos desafíos para los distintos
responsables en las organizaciones. Uno de ellos consiste en el aprovechamiento de su
tiempo. Buena parte de él lo consume en reuniones que muchas veces percibe como
improductivas. Es frecuente escuchar, en este sentido: "...hoy estuve todoel día en
reuniones, no pude trabajar..."La comunicación eficaz, la organización del tiempo y la
relación con sus pares, sus superiores y sus supervisados, son algunos de los
interrogantes que vuelven a plantearse a los ejecutivos, aunque teñidos ahora por las
connotaciones económicas y por los avances tecnológicos que revolucionan las
comunicaciones.
¿Cómo progresar en las reuniones en uncontexto cada vez más exigente y a la vez
menos previsible y más complejo? Deben tenerse presentes las características de la
cultura de la organización, aquellas modalidades que suelen caracterizarla en su
operatoria interna o sus contactos con el "exterior". Todo cambio en la modalidad cultural
requiere un proceso de aprendizaje, consenso y ajuste que no es inmediato. En esa
misma línea de pensamiento,percibir las diferencias de estilos personales es
determinante para una buena gestión gerencial.
Toda reunión será un acontecimiento único y diferente. Un momento de producción,
resolución y aprendizaje. Las reglas de juego que se estipulen para las reuniones no son
un fin en sí mismo sino que por ser un dispositivo diseñado para alcanzar los resultados
previstos debe ser flexible. Los mediosutilizados (reglas de juego) o técnicas no son fijos
y la habilidad de los miembros del equipo consiste en no "encerrarse" en las reglas sino
concentrarse en los propósitos de la reunión. De la misma forma se debe tener en cuenta
que la participación resulta un factor esencial para el progreso de las reuniones y que las
condiciones que facilitan la participación son alternativamente el número deasistentes, el
grado de madurez del grupo o el nivel de pertenencia, las condiciones físico-materiales,
el clima grupal y su nivel de entusiasmo y cooperación y la calidad y estilo personal del
que conduce la reunión. Se hace necesario revisar algunas reglas básicas que pueden
ayudar técnicamente a desarrollar una reunión eficazmente.
¿Qué debemos preguntarnos antes de organizar una reunión?
La idea deesta pregunta es indagar previamente acerca de la necesidad de convocar a
una reunión, desde algunos interrogantes básicos, para determinar el sentido de la
reunión (elemento organizador) y quienes deberán asistir (selección de individuos por
necesidad):
¿Para qué convoco a una reunión?
Algunas de las opciones son:
•
¿Espero escuchar las opiniones de los participantes? Siento necesario que me lamanifiesten personalmente? Se trataría de una reunión de Relevamiento de información.
•
¿Espero escuchar opiniones que sé contradictorias, promover el debate para tomar
decisiones o establecer acuerdos políticos?. Se trataría de una reunión de Relevamiento de
información para toma de decisiones.
•
¿Espero brindar información a los participantes y garantizarme con su presencia la
confiabilidad enel suministro de la información?. Se trataría de una reunión Informativa.
¿Espero la producción de ideas, el surgimiento de nuevas alternativas, la búsqueda de
•
iniciativas, la sinergia del equipo?. Se trataría entonces de una reunión creativa.

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¿Cual es la utilidad de esta reunión?
Se trata que, una vez determinado el sentido de la reunión, respondida la pregunta
anterior, se pueda indagaracerca de la necesidad de su realización.
¿Cuál es el beneficio que (espero) reportará la reunión, en contraposición con su no
realización?
¿ Es reemplazable por otra herramienta de comunicación?
Las técnicas modernas de comunicación aportan formas eficaces de transmisión de datos
e información que pueden suplantar a una reunión presencial.
Desde las simples y conocidas llamadas telefónicas y los...