CONDUCCI N DE REUNIONES

CONDUCCIÓN DE REUNIONES PARA LA OPERACIÓN EFICAZ DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO*
CARLOS A. FRANCO G.
Ph.D Profesor titular, director del programa de Maestría en Administración de la Universidad Icesi.
Fecha de recepción: 10-12-2003 Fecha de aceptación: 2-3-2004
* Este artículo es la base del Capítulo 10 del libro del autor Equipos de Trabajo y Trabajo en Equipo. Este material no puede ser reproducidoni utilizado sin el permiso escrito del autor.

ABSTRACT
Meetings are very important activities that should be carry out by groups and teams to solve problems and make decision to reach effectively the goals of the organization. In a great majority of cases meetings are developed without following a systematic procedure to optimize them. For this reason many meetings are regarded as a waste oftime and therefore quite costly for the organization.
In this paper a systematic set of activities is presented to improve meeting performance. Its application should be a most if the company wants to obtain the best of them. A set of problems common encountered with groups and individual members and the ways to solve them is presented here. Teleconferencing and Web technologies are considered astools to help conduct the meeting for situations where otherwise the meeting could not be developed due to mobilizations of some key members.
KEY WORDS
Meetings, meeting performance, group and team performance, high performance organization, meeting effectively.
Rating: A
RESUMEN
Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos para resolver problemas y tomardecisiones para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas. Por esta razón se miran como una pérdida de tiempo y por consiguiente costosas para la empresa.
En este artículo se presenta un conjunto sistemático de actividades para mejorar el desempeño de lasreuniones. La utilización de este proceso es un requisito exigible si la compañía desea obtener los mejores resultados de ellas. Aquí se presentan una serie de problemas que ocurren en las reuniones tanto con los grupos de personas como con los individuos y se incluye la forma de resolverlos. Los sistemas de teleconferencia y de tecnologías web se discuten como ayuda para conducir reuniones que de otramanera no se podrían realizar debido a la movilidad de algunos participantes importantes.
PALABRAS CLAVES
Reuniones, desempeño de las reuniones, desempeño de grupos y equipos, organización de alto desempeño, cómo reunirse con efectividad.
Clasificación: A

INTRODUCCIÓN
Las reuniones son de gran importancia para todas las organizaciones, en particular para aquellas que utilizan equipos de trabajopara realizar actividades diversas. Una gran parte de la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones.
Las reuniones han mantenido una baja reputación y son materia de muchos chistes y dichos. A pesar de que algunos gerentes las ven como improductivas y como una pérdida de tiempo y por lo tanto costosas, tambiénentienden que sus organizaciones no pueden funcionar sin este mecanismo de comunicación. Entre otros defectos, las reuniones pueden estar desenfocadas, pueden tomar mucho tiempo y algunas veces pueden considerarse innecesarias. Todas estas dificultades, sin embargo, no implican que no posean un valor inherente, pero sí que a menudo ellas no se planean o se planean pobremente.
Los expertos estiman que losejecutivos de nivel medio gastan alrededor del 30 por ciento de su tiempo en reuniones y conferencias. Por cada diez gerentes con ingresos anuales promedio de $150.000.000, quienes empleen un tercio de su tiempo en reuniones, esta situación se traduce en unos costos salariales de 450 millones de pesos al año en sólo salarios. Aquí no estamos considerando las pérdidas por el potencial no...