Conducci N Eficaz De Reuniones


Conducción Eficaz de Reuniones:

Competencias
Reconocer la necesidad de convocar una reunión o una técnica de comunicación alternativa.
Valorar la eficacia de una reunión.
Practicar en la elaboración de planes de reuniones.
Capacitar en técnicas de dinamización de reuniones.
Buscar herramientas para optimizar el resultado de las reuniones.

Objetivos
Trabajar en el análisis de la eficacia delas reuniones de trabajo para conseguir que éstas sean un recurso comunicativo rentable para la empresa.
Profundizar en la planificación y preparación de las reuniones para optimizar su potencial.
Practicar estrategias de liderazgo y conducción que permitan aprender a dirigir reuniones de manera efectiva.
Conocer los métodos de registro y seguimiento de los resultados adecuados para cada tipo dereunión.

RESUMEN
Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas. Por esta razón se miran como una pérdida de tiempo y porconsiguiente costosas para la empresa.

TIPOS DE REUNIONES
Consideraciones generales
La mayoría de las reuniones de negocios se pueden clasificar en uno de estos tres tipos: entrega de información, recepción de información y solución de problemas. Discutiremos estos tres tipos de reuniones en esta sección.
Entrega de información
Durante una reunión de entrega de información, el líder puede presentar hechos,demostrar un procedimiento de trabajo, introducir una nueva política de trabajo o dar una charla de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada sobre el tema.
La información presentada debe ser bien organizada, concisa y clara. Se debe centrar en unos pocos temas clave. La lista de instrucciones complejas o datos puede presentarse mejor por medio dememos o de informes.
Recepción de información
Las reuniones para recepción de información se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas datos, ideas, hechos y opiniones de las personas con el fin de tomar una decisión. El líder se basa en los conocimientos, experiencia y visión de todos los participantes.
Las reuniones de recepción de información requieren sensibilidadespecial por parte del líder. La discusión personal abierta y honesta es esencial para el éxito de este tipo de reunión. El líder debe animar la discusión y hacer preguntas abiertas para poder extraer la información de los participantes y así obtener su conocimiento y expertismo. Las preguntas de tipo abierto son aquellas que contienen las palabras, quién, qué, cómo, dónde y por qué. "¿Qué otrosaspectos de esto se pueden considerar? " "¿Cómo se podría hacer esto entonces?"
Solución de problemas
Las reuniones para la solución de problemas requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva un problema. El líder debe proporcionar la información básica necesaria y los participantes sugerir ideas yexplorar posibilidades. El papel más importante del líder es hacer que la reunión avance a la consecución de la meta. Debe hacer preguntas como "¿Será esta una solución factible?" "¿Qué relación tiene esto con la idea?" "Otra compañía lo hace de esa forma; ¿es posible en nuestro caso?" "¿Y cuáles de estas dos soluciones consideran ustedes que es la mejor?", para conseguir que la discusión fluya y poderextraer de todos los participantes su conocimiento y opiniones.

LA PREPARACIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS
Consideraciones generales
Antes de planear una reunión es necesario preguntarse si en realidad se debe realizar. En algunas ocasiones, basta con enviar e-mail o entablar unas pocas conversaciones para lograr el mismo resultado en forma más sencilla. Si se decide hacer una reunión entonces debe...