Conduccion de reuniones efectivas

Conducción de reuniones efectivas. La Reunión: Es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamientoefectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo. Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de las organizaciones, como lo es: informar,convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo. Utilidad de las reuniones: La realización de reuniones efectivas permite recopilar conocimientos,sugerencias y experiencias de varias personas, para resolver un problema. Abre espacios de participación y cohesión para el logro de las metas. Establece un acercamiento entre los miembros y el buenmanejo de las diferencias. Respeto y tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales. Aspectos a tomar en cuanta en la realización de una reunión efectiva: ?? Decidir si es unareunión controlada totalmente con agenda, o mixta (control y participación) ?? Conocer el ambiente físico donde se va a realizar ?? Hacer los preparativos adecuados ( tareas de logística), selección deinvitados, medios audiovisuales, convocatoria, ubicación del local, etc. ?? Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos que va a lograr con la misma y las normas que la van a regir. ??Informarse sobre dirección o conducción de reuniones, si se va a ser el faciltador. ?? Si Ud. va a dirigir o coordinar la reunión, tiene que tener presente, los siguiente pasos: ?? ?? ?? ?? ?? Preparar lareunión ( recursos humanos y materiales de apoyo). Planificar el proceso ( cómo se va a desarrollar la reunión, el orden). Iniciar y abrir la reunión. Ser el moderador a lo largo de la misma. Controlarel grupo y ordenar las intervenciones.

?? Motivar a la participación. ?? Resumir, concluir y llevar nota de los acuerdos. ?? Llegar varios minutos antes de la hora señalada para el inicio....