confidencialidad en los registros

ELABORADO POR:
Jefe Administración de Personal, Compensación y Beneficios.

APROBADO POR:
Director Talento Humano

FECHA:
Versión 1.0: Octubre de 2006
Versión 2.0: Abril de 2008
Versión 3.0: Marzo de 2009
Versión 4.0: Enero de 2010
OBJETIVO: Establecer procesos en la Fundación Santa Fe de Bogotá que garanticen un manejo confidencial de la información personal y laboral de susempleados y contratistas.
ALCANCE: Esta política aplica a toda la información personal y laboral de los empleados y contratistas que repose en registros de la Institución. Debe estar al alcance de las personas responsables de la administración de dichos registros y datos incluyendo a las personas vinculadas a la Dirección de Talento Humano, Dirección Médica, División de Educación, Vida Activa yCentro Ambulatorio Gustavo Escallón Cayzedo; de todos los Jefes/Directores con personal a cargo.
1. CONDICIONES/RECURSOS NECESARIOS
Condiciones:
Que las personas responsables del manejo de la información del empleado/contratista tengan claro conocimiento del tipo de datos que se consideran confidenciales y qué personas/ entidades pueden tener acceso a dichos datos.

Recursos:
Informaciónconfidencial del empleado/contratista: Se consideran confidenciales todos los datos básicos del empleado/ contratista que éste haya suministrado a la Fundación a raíz de su vínculo laboral o comercial con la Institución y/o que se generen como consecuencia de dicha relación. Incluye entre otros:
Nombres
Cédula
Dirección y teléfono
Historia Clínica y regsitros médicos
Información Financiera(ingresos, deudas, embargos, certificados de ingresos y retenciones etc.)
Documentos personales
Datos familiares
Salario y otros ingresos
Evaluaciones de Desempeño
Comunicados de índole disciplinario
Contrato de trabajo/prestación de servicios


Sistemas de archivo
Sistemas de información
Bases de datos

2. RESULTADOS ESPERADOS
Garantizar que la información personal y laboral delempleado/contratista se maneje de manera estrictamente confidencial y que sólo sea consultada de manera parcial o total por las personas autorizadas para ello.
3. RIESGO (S)
CÓMO NEUTRALIZARLO (S)
1. Que se suministre información confidencial de un empleado/contratista sin las debidas autorizaciones.







2. Que se extravíe algún documento del empleado o contratista.
1. Garantizando que laspersonas responsables del manejo de la información de los empelados y contratistas conozcan este documento y verificando su cumplimiento.

2. Garantizando que todos los sistemas de información y bases de datos digitales cuenten con controles de acceso.

1. Centralizar la custodia y administración de la información a unas pocas áreas responsables de su manejo (Talento Humano, Dirección Médica,División de Educación, Vida Activa, Dirección Centro Ambulatorio Gustavo Escallón Cayzedo).
2. Contar con sistemas de archivo o administración de la información que sean organizados, seguros y de acceso restringido.
3. Restringiendo el préstamo de documentos físicos a la menor cantidad de personas/ áreas y únicamente para asuntos netamente laborales o con fines organizacionales.
4. Contando conun sistema que permita llevar un control de préstamos y devoluciones de documentos.

4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
RESPONSABLE, FRECUENCIA Y LUGAR
1. Se llevarán archivos físicos y bases de datos de empleados y contratistas en las siguientes áreas de la Fundación:

Nómina: Empleados (registros completos de hoja de vida).

Dirección de Talento Humano: Contratistas (Hoja de Vida y datosbásicos y contrato y sus respectivas renovaciones o cancelaciones).

Dirección Médica: Médicos Contratistas (Hoja de Vida y trayectoria profesional dentro y fuera de la Fundación).

División de Educación: Estudiantes de Medicina de acuerdo con el convenio suscrito con la Universidad de Los Andes (Hoja de Vida)

Vida Activa: Registros completos de hoja de Vida de empleados y contratistas que...