Conformación del Comité de Archivo

Conformación del Comité de Archivo
El manejo de la documentación producida en tu empresa puede llegar a convertirse en una dificultad, si no cuentas con parámetros definidos de organización ycontrol. Cuando no tienes una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde o temprano comenzarán a verse los efectos de este problema en la imagen institucional. La solución estáen buscar un sistema de información normalizada de producción, conservación, evaluación y recuperación. Esto lo logras a través de la conjugación de esfuerzos por parte de grupos representativos de laentidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como:
COMITÉ DE ARCHIVO O DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.
¿QUÉ ES?
Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todoslos aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de una entidad.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?
El Comité de Archivo ocupa un lugar de gran importancia en el marco de lasdecisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe y genera una empresa. Debe establecer la simplificación del papeleo inútil y la duplicidad yconservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa. El control y normalización que establece el Comité en susdiversas etapas, permite a los directivos contar con elementos de juicio que les facilita la proyección de sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso.
OBJETIVOS
Debe ser launificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externae interna, lugar y tiempo de conservación de archivos y otros; es decir, de todo el proceso documental.
Este objetivo se logrará alcanzar mediante la redacción, publicación y uso de un MANUAL DE...