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Las tareas de organización de un archivo ya sea administrativo o histórico, deben iniciar o culminar necesariamente con la elaboración de un inventario que describa el contenido y organización de los documentos que lo integran. Un inventario “es el instrumento de consulta que describe un fondo o una colección mediante la reseña de sus series” [1] documentales. El inventario no es un simplelistado o relación de los documentos contenidos en un archivo, es un instrumento de registro, de control y localización tanto de la documentación como de la información que contiene.
La finalidad del inventario es “testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario, garantizar y asegurar la permanencia yrecuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la busca [sic] de un documento con eficacia mediante la localización de una signatura topográfica reflejada en él”. [2] En muchas ocasiones la elaboración de un inventario en un archivo tiene como objetivo enviar a un lugar distinto la documentación que ya no tiene utilidad para efectosadministrativos en las áreas tramitadoras, y se envían a bodegas, almacenes o en el mejor de los casos al archivo de concentración. Según Manuel Romero Tallafigo, en los archivos administrativos “el inventario está abierto, se confecciona a base de las hojas de remisión de fondos enviados al archivo central” por las diferentes áreas de la institución. [3]
De acuerdo con la Norma Internacional deDescripción Archivística, el inventario debe consignar seis elementos obligatorios:
1. Signatura/código de referencia. Son los códigos asignados a los países para identificarlos en el contexto internacional. A México le corresponde MX.
2. Título. Es el nombre del archivo y del fondo o colección.
3. Fechas extremas. Corresponde a la fecha inicial y final del expediente. Se puede citar día, mes y año osolo los años inicial y final de la documentación.
4. Nivel de descripción. Se refiere a la necesidad de indicar si el archivo cuenta con otros instrumentos de descripción como son guías o catálogos (impresos o en bases de datos). Además se debe explicar en una presentación o introducción, si el inventario se refiere a todo el fondo, a algunas secciones o solo a las series documentales.
5.Volumen y soporte. En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo de material empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías, papel, películas, discos compactos, etcétera. Para finalizar se deberá indicar cuál es la unidad de medida empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos, expedientes y cajas (señalar tipo y medidas de lacaja, el material con que están fabricadas), por ser las más comunes. Quisiera llamar la atención sobre la utilización de la unidad de medida denominada “metros lineales” de documentación que ha causado mucha confusión al momento de hacer el inventario general de los archivos. Esta unidad de medida se utiliza única y exclusivamente cuando no se puede cuantificar el número de documentos, expedientes,cajas, archiveros o gavetas que integra un archivo, o bien para convertir al sistema métrico decimal, las cantidades antes descritas. No es una unidad de medida obligatoria para cuantificar el volumen documental, pero es un recurso ante la imposibilidad de utilizar las unidades de medida mencionadas anteriormente.
6. Nombre del productor. Es “cualquier entidad (institución, familia o persona) queha producido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional”.[4] Para el caso de las instituciones se debe registrar el nombre de la entidad que se está describiendo, su historia o la historia del fondo, sección o serie documental, lugares y fechas extremas de su documentación.
Una vez enumerados estos elementos se evidencia que “la utilidad del...