CONGRESO

EL TRATO CON LOS ORGANIZADORES DE CONGRESO
Cuando se negocia con las organizaciones de congresos, es importante intentar desarrollar una relación de beneficio mutuo.
Una técnica de éxito para negociar con un organizador de congreso es determinar las necesidades del grupo con detalle y realizar una oferta a partir de las necesidades y el presupuesto. Algunos organizadores de congreso intentannegociar cada apartado separadamente, empezando por la tarifa de la habitación. De esta manera, cuando eligen un banquete de cincuenta euros tratan de rebajarlo a 35 euros. En este escenario, cada apartado se convierte en un punto de desacuerdo potencial entre el organizador del congreso y el comercial del hotel.
Es mucho más eficaz adoptar un enfoque consultivo. Si el hotel sabe que el organizadordel congreso quiere gastar 50 dólares por comida. El hotel capta un congreso beneficioso y este se mantiene dentro del presupuesto del organizador. Una planificadora de encuentros de una asociación sostiene que si los asistentes son capaces de sacar adelante el trabajo mientras están en la conferencia, se queda más tiempo. Si hay espacio disponible, el hotel puede ofrecer una pequeña salaequipada con servicios de empresa, incluidos acceso a internet, ordenadores e impresoras. Como el espacio está disponible, este puede ser un capítulo de bajo de coste para el hotel y tener un alto valor para el organizador del congreso.
Los organizadores del congreso a veces encargan a las agencias de viajes que contratan aproximadamente el 5% de todo los congresos corporativos. Si el organizador delcongreso actúa así, sin entender que la tarifa no es negociable, pueden surgir problemas cuando el agente de viajes intente recibir una comisión. Si las tarifas van hacer negociables, esto debe determinarse durante el proceso de negociación. Es también algo común para los hoteles dar una noche extra de habitación como obsequio por cada sencuenta noches de habitación que ocupa el grupo, otro punto denegociación. Cuando un hotel tiene una sala de congresos más pequeñas, que no podrá vender para un congreso propuesto. El representante del hotel debe buscar puntos que tengan valor para el organizador del congreso sin caer en costes o sacrificar ingresos para el hotel. Muchas asociaciones tienen un presidente elegido entre los miembros y un ejecutivo profesional, a menudo llamado vicepresidenteejecutivo. En ese caso, el vicepresidente ejecutivo generalmente organiza el congreso o supervisa la organización de congreso. En asociaciones más grandes puede haber un director ejecutivo pagado, un director de convención y uno o más directores de congreso que organizan los congresos de la asociación.
Generalmente en el presidente de la junta de directores de la asociación y como tal puede tenergran poder en la asociación, al igual que otros presidentes pasados. Es importante para el comercial del hotel saber quién está complicado en el proceso de la toma de decisiones, oficialmente y no oficialmente. Los porteros pueden aportar visiones muy útiles en el proceso de decisión en el seno de las organizaciones.
Cuando el subdirector de ventas pide a un comercial principiante que organice uncongreso de ventas, generalmente el comercial no está seguro de cómo proceder con tareas recién asignadas y no familiares. Por otra parte, los administradores de congreso suelen conocer la empresa y también el comercial del hotel. El personal de ventas debe escuchar al administrador de congreso para comprender sus necesidades. La mayoría de organizadores de congreso conserva una historial del grupocon la finalidad de planificar futuros congresos. Esto incluye fechas, ubicaciones y cifras de asistencia pasada.
Un comercial puede obtener información valiosa haciendo preguntas acerca de conferencias pasadas. Estas preguntas pueden ofrecer una idea sobre adquisición de habitaciones, asistencia a banquetes, problema de pasado en un hotel y lo que ha agradado a sus miembros. Además de registra...