congresos y convenciones

La oficina de congresos y convenciones.

La finalidad de la oficina de congresos y convenciones es organizar y desarrollar aquellos eventos que hacen que una convención tenga el éxito esperado.

Para efectuar una planeación correcta, la oficina de convenciones resuelve los problemas relacionados con la elección del lugar sede, los hoteles y su clasificación, los servicios que dispone cadalugar, así como sus principales características.

Planeación de espacios para grupos, congresos y convenciones.

Selección del lugar.
El lugar de la reunión es la sede que se consiguió para llevarla a cabo; una vez que la convención ha iniciado, es poco lo que se puede hacer para alterarla. Es importante seleccionar cuidadosamente el lugar, ya que éste debe satisfacer tanto los propósitos de laconvención como las necesidades del grupo.

Para no dejar detalles al azar, es conveniente plantearse las siguientes preguntas, que ayudarán a determinar el lugar:

a) ¿Es la situación geográfica un elemento importante?
¿De dónde proviene la mayoría de los convencionistas?
¿Sería oportuno que la convención se desarrollara en regiones diferentes?
b) ¿Están orientadas las diversiones y losdeportes hacia los intereses del grupo? ¿Se tiene en consideración la vida nocturna? ¿Se trata de un grupo de turistas? ¿Preferirían los invitados un ambiente urbano o uno campestre?
c) ¿El lugar podría considerarse un sitio adecuado para vacaciones? ¿Cuántos convencionistas asistirán acompañados por su esposa o familias?
d) ¿El lugar es adecuado a los medios económicos de los convencionistas?¿Sabrían diferenciar un lugar muy lujoso de uno modesto?

De acuerdo con los propósitos de la convención y la manera de reunir a las personas:

a) ¿Cuáles son los objetivos principales de la convención? ¿En qué aspectos ayuda el lugar al logro de estos objetivos?

b) ¿Será la convención una combinación de trabajo y diversión localizada en un área metropolitana o en un lugar turístico?

c)¿Asistirán personas que quieran exhibir algo? ¿Está el lugar equipado para llevar a cabo exhibiciones? ¿Es un sitio accesible para embarque?

La ciudad.

Para seleccionar la ciudad deben tenerse en cuenta las características del grupo que asistirá a la convención, de manera que es necesario establecer parámetros concretos de éste y de sus intereses; también se deben considerar los aspectossociales que se desean cubrir durante el evento.

La ciudad en la que se llevará a cabo la convención debe tener buenas vías de comunicación, poseer una infraestructura eficaz, y ofrecer atractivos turísticos.

Antes de considerar viable un lugar específico es necesario obtener de las oficinas de convenciones la siguiente información acerca del mismo: clima, condiciones de acceso, transporte local,hoteles, mercados, tours, lugares de esparcimiento y costos y ventajas en reuniones fuera de temporada.

Es aconsejable proporcionar a la oficina de convenciones datos acerca de la organización y la forma en que se realizó la convención más reciente, incluida la asistencia, las preferencias, el estilo de las reuniones, el promedio de flexibilidad en las fechas, etcétera.

Inspección del lugar.Es necesario realizar una investigación personal acerca del lugar visitado. Se debe informar al director de ventas del hotel que se presentarán personas con el fin de estudiar la posibilidad de celebrar una convención en ese lugar. Estas visitas tienen que planearse con por lo menos un año de anticipación.

Es posible ahorrar tiempo y esfuerzo si la información se obtiene por medio de laoficina regional de ventas del hotel. Estas oficinas están en posibilidad de proporcionar información acerca de cualquier hotel que forme parte de su cadena en cualquier parte del país. Por ejemplo, se pueden obtener los datos necesarios acerca de fechas disponibles, posibles superposiciones con otros grupos y los nombres de los ejecutivos con quienes probablemente se tratará. En el directorio...