congresos

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as, oradores, intérpretes y traductores, personal del comité organizador (horas extras)
• Material de oficina, medios de comunicación (correo, teléfono, telégrafo, scanner, mails, etc.)
• Imprenta y publicaciones.
• Actividades sociales, cortesías, gastos varios.
Para determinar los gastos prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe conocer o planear previamente el costo deproductos y servicios, la política sobre la aceptación de cheques y reembolsos así como establecer las fechas de pago y los responsables de efectuar dicho pago.
3. Comité de Programa Técnico. Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.
Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención? Contestado lo anterior se definen los temas o asuntos atratar y como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema o sesión. Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los recursos necesarios los cuales se dividen en humanos y materiales.
Recursos humanos. Estos se refieren a las personas que participarán en el evento, como son: oradores,delegados, intérpretes, traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.
Recursos materiales. Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables, como son: computadoras, proyectores, papelería, micrófonos, invitaciones, montajes, pantallas, equipo de traducción, etc.
A continuación se dan algunas recomendaciones que se deben tomar en cuenta para detallar la agenda:
 Preparación deinvitaciones.
 Envío de invitaciones con el tiempo necesario de anticipación.
 Organización de un banco de información o fichero en orden alfabético que contenga los siguientes datos: nombre, dirección, fecha de invitación, detalle de documentos remitidos, rol o papel del participante, asunto a tratar, reservación de viajes, reservación de hotel, forma de pago.
Al dorso de la ficha se tienen queanotar observaciones especiales: idiomas, tipo de alimentación, enfermedades, acompañantes. Si se precisa con anticipación que el participante asistirá acompañado, es recomendable diseñar un programa especial para ellos. Hacer del conocimiento del participante, el clima que impera en el lugar sede. Mantener al día el fichero. Llevar un registro en el que figuren las
Fechas de redacción,traducción, reproducción y distribución de los documentos del evento. Para la selección de recursos materiales, es necesario saber que dichos materiales de apoyo facilitan la comprensión de determinado tema, así como la transmisión por parte del expositor, y propician la comunicación entre el conductor y los participantes lo cual hace más objetiva la información.
4. Comité Ejecutivo. Está integrado porlos presidentes de todos los comités. Su función principal es la de seleccionar la sede del evento y subsede si es necesario. Para facilitar dicha selección es recomendable contar con un catálogo de hoteles y centros de convención, así como considerar la membresía participantes y sus necesidades. Esto significa contar con los elementos necesarios para la localización geográfica, como son: clima,tipo de alojamiento, número de salones, sitios recreativos, alimentos, festividades del lugar sede, fechas, sitios con lugares deportivos, medios de comunicación, paisajes…. Otro aspecto es el tipo de convención. Conocer el objetivo del evento para determinar su tipo, el cual puede ser: exhibición, social, educativo, servicio, trabajo…etc.
5. Comité de Promoción. Este comité tiene a su cargo lacampaña de publicidad del evento, incluye el diseño y la elaboración del material de promoción tales como: programas, folletos, anuncios, papelería especial, logotipos, carteles, mapas, guías, informes…..
6. Comité de Prensa y Difusión. Es recomendable que este comité cuente con un área que maneje las relaciones públicas cuando se ha determinado que el evento tiene publicidad en la prensa, radio y...