Conoce las políticas de reunión de tu organización

1. Conoce las políticas de reunión de tu organización. Si se espera que el secretario tome minutas formales, averigua si el grupo sigue las pautas del libro Robert's Rules of Orders o de otro. Enambientes más informales, pregunta qué debes incluir en las minutas o cómo se usarán.
Como el encargado de la minuta, no tendrás necesariamente que familiarizarte con todas las reglas del libro. Sinembargo, adquirir una copia (o pedir prestado la del presidente) puede ser útil para responder ciertas preguntas específicas.
Conoce bien tu papel. Algunos secretarios de minutas no participan en lareunión, mientras que otros toman la minuta y a la vez contribuyen en ella. En ambos casos, el secretario no debe ser alguien con un papel muy importante, por ejemplo, el de presidente o promotor
1.Prepara una plantilla con antelación. La minuta de cada reunión contendrá casi la misma información. Con una plantilla, tendrás un formato constante para una fácil referencia.[3] Deja espacio para lasiguiente información como mínimo.[4]
Nombre de la organización
Tipo de reunión. ¿Es una reunión ordinaria semanal o anual, una reunión de un comité pequeño o una convocada para un objetivoespecial?
Fecha, hora y lugar. Deja espacio para la hora de inicio y fin (de convocatoria y de aplazamiento).
Nombre del presidente o líder de la reunión y nombre del secretario (o sustitutos).
Lista depresentes y ausentes. Esta será la lista de asistencia. Observa si hay quórum presente (el número de personas necesario para llevar a cabo elecciones).
Deja espacio para tu firma. Como el encargado de laminuta, siempre tendrás que firmar tu trabajo. Es posible que se necesite otra firma para aprobar la minuta, ello dependerá de las políticas de tu organización.
Una agenda, si te brindan una. Si elpresidente o el facilitador de la reunión no te ha pedido que esboces la agenda, se supone que te podrá dar una si se la pides. Tener una de referencia te ayudará a organizar las notas de la reunión...