Consejo

ARCHIVO
8. EL ARCHIVO DE OFICINA
8.1. Definición
Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad deuso es constante.
8.2. Organización
La organización que se de a los documentos en esta primera etapa influirá y determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás.
Consistirá en mantenerdiferenciados los distintos tipos de expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignadas cada oficina.
Para organizar un archivo de oficina es necesario distinguir claramentelos distintos grupos de documentos, que podemos dividir en cuatro:
8.2.1.- Correspondencia. La mantiene la oficina con otros organismos o particulares y se organizada generalmente por entrada osalida, aunque actualmente se considera que esto rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Así, cada respuesta debería ir unida al documento que la originó. No hayque considerar correspondencia a los documentos que pertenecen a un expediente por el hecho de ser recibidos o enviados fuera de la unidad administrativa.
8.2.2.- Libros de registro. El control de estacorrespondencia se hará mediante los libros de registro de entrada y salida. Estos registros tienen un valor jurídico gracias al cual podrá certificarse la existencia de un documento aunque éste nose haya conservado.
8.2.3.- Expedientes. Se entiende por expediente administrativo "una serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio".
Organización externa:Una de las funciones básicas de los archivos de gestión será individualizar los expedientes. Esto se consigue introduciendo en una sola carpetilla todos los documentos que participan en la resoluciónde un mismo asunto. Esta carpetilla deberá llevar, en el exterior, los datos mínimos de localización: oficina productora, tipo documental, asunto y signatura.
Organización interna: Los...