Consejos para organizar un evento

DIEZ CONSEJOS PARA LA REALIZACION DE UN EVENTO

1. Plasma en un papel todo el plan de acción, teniendo cuidado de precisar: cuál es el objetivo para el que organizas el evento

2. Hacer elpresupuesto puede convertirse en un problema si no se cuenta con información previa como la cantidad de asistentes o no se tiene algún antecedente similar. Si empiezas la planificación con suficienteantelación puedes minimizarlos riesgos de tener contratiempos. Si cuentas con un presupuesto fijo provisto por tu empresa o patrocinadores deberás limitarte a ese dinero al momento de pensar cada unode los servicios a contratar. Pero, si tu evento está pensado para ‘ganar dinero’ debes incluir la variable ‘rentabilidad’ en el análisis de costos y presupuestos disponibles. Si necesitas que elevento arroje un beneficio puedes aportarlo a través de la inscripción, del alquiler de estand, el aporte del patrocinador o subvenciones, venta de productos y servicios, entre otras posibilidades.3. Una vez que has decidido qué tipo de evento realizar, debes escoger la sala. Debes considerar qué capacidad necesitas, si sus características se corresponden con el objetivo que te has planteado,si tiene un fácil acceso, si su coste es accesible al presupuesto del que dispones, si es fácil llegar. Si lo que organizas es una feria deberás contemplar que el espacio sea el adecuado para lacantidad de expositores, para la prensa, además de los asistentes; si organizas un congreso, deberás prever un lugar para las acreditaciones, un aula (la disposición de las sillas), un espacio para elcaffee break, etc. Consejo: Las tarjetas de invitacion-plano (las que incluyen un mapa de cómo llegar al lugar) son muy útiles si quieres evitar que tus invitados te llamen minutos antes del inicio delacto diciendo que no encuentran el sitio.

4. Cada tipo de evento requiere determinados recursos tecnológicos que muchas veces son provistos por los hoteles o espacios para organizar eventos....