Consejos para redactar un email

Hoy en día, utilizamos el email como un medio rápido de comunicación. Pero cuidado, no por ser una manera rápida, debemos descuidar su formato, estilo y redacción.

Para lograr una comunicaciónefectiva a través del email, debemos utilizar el mismo método que cuando redactamos cualquier otro documento: planificación, estructura, gramática, estilo, etc. También debes considerar las reglas deetiqueta específicas de este medio.

En esta entrada encontrarás algunas pautas para asegurarte de que tus mensajes sean claros, y a la vez presentar una imagen positiva de ti o de tu empresa:Planea tu email

Redactar un email puede tener un estilo más informal que un memorándum; pero no por ésto, deja de ser un escrito que debe ser claro y transmitir un mensaje correctamente. Para evitarque tu mensaje sea confuso piensa en:

tu lector: ¿está esperando noticias de ti? ¿solicitarás alguna información?
tu propósito principal: informar o influenciar
tu punto principal (asunto)
quéinformación debes incluir
Siempre es útil anotar la respuesta a todos los puntos anteriores. De esta manera visualizas la información que debes incluir en tu mensaje.

Escribe el Asunto(subject)

Nunca envíes un email, sin asunto. En el asunto les dirás a tus lectores de qué trata tu mensaje.

Ejemplo:

Asunto: Contratación de nuevo personal
Si tu mensaje es para informar y norequiere respuesta, puedes incluir en el asunto las siglas PSI (para su información) o FYI (for your information). Ejemplo:

Asunto: PSI: Decisiones tomadas en la reunión de hoy.
Conserva los mensajescortos

Trata de limitar el mensaje, de forma tal que tu lector pueda leerlo en su totalidad, en la pantalla. Si requieres enviar información muy detallada, utiliza otro formato y envíalo comoarchivo adjunto (attachment).

Trata de mantener tus frases y párrafos cortos:

Frases concretas con puntuación adecuada.
Párrafos de 3 a 5 líneas.
Los párrafos de una sola frase, funcionan...