conservación de documentos

Conservación preventiva de los documentos

Monday, February 21, 2011
 Como hemos observado, la conservación preventiva de los documentos, es de gran importancia, por lo cual debemos tener en cuenta algunos apartes del Acuerdo 047 del año 2000, que reglamenta el acceso a los documentos de archivo y sus restricciones por razones de conservación:
• “…Que el artículo segundo de la Ley 80 de1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”.
• "...Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de laJunta Directiva del AGN ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999 y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”.
• Que se hace necesario garantizar la conservación del patrimonio documental sin perjuicio del derecho a la información y el acceso a los documentos públicos, como lo establece el artículo 74 de la ConstituciónPolítica de Colombia.
• Que con el objeto de garantizar la preservación de los documentos de archivo por ser ellos fuente de conocimiento…”
Por lo tanto, acuerda:
“…Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos de archivo, por ser ellos fuentes de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica de la Nación, garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuentade las actuaciones de las instituciones.
Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida.
La evaluación del estado de conservaciónde los documentos de carácter histórico se hará teniendo en cuenta las características tecnológicas, la tipología de alteración y la forma como ésta se manifiesta y tomando como principio orientador la unidad que el soporte del documento guarda con la imagen gráfica.
Restricción de originales. La intensidad de los tipos de alteración se determinará con base en el análisis de las diversasmanifestaciones en relación con la garantía de permanencia o susceptibilidad de pérdida del documento. Este último será el criterio bajo el cual se tomará la decisión de restringir el acceso al documento original, para lo cual se tomarán las previsiones que garanticen suministrar la información por medio de las técnicas de reproducción con que cuenta la entidad.
Reproducción de información. Parasuministrar la información contenida en aquellos documentos que por razones de conservación se restrinja su acceso, se deben utilizar técnicas de reproducción que propicien tanto la preservación del original como la calidad y estabilidad del medio utilizado previendo la ulterior reproducción a partir de la copia generada. Para ello se recomiendan las técnicas de microfilmación, fotografía y digitalizaciónEn todo caso se debe evitar el proceso de fotocopiado por carecer de características señaladas en este artículo, en especial lo atinente a la preservación del original. Cuando no sea posible acceder a esta tecnología se podrá recurrir a la reproducción manuscrita.
Para la reproducción de documentos de gran formato como mapas y planos y en general de documentos con información textual y gráficadeberá adoptarse la técnica de reproducción fotográfica, micrográfica o digital de acuerdo con la dimensión del documento.
Para la reproducción de los documentos de imagen análoga como microfilme, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía, o digitales como disquetes y C.D. se deberá recurrir a la copia o la migración de la información en un soporte idéntico o...