“Conservación de la documentación”

“Conservación de la documentación”

La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos fundamentales:

A) Necesidad de la información documental:

• Información: acción de informar;dar noticia de una cosa.
• Documentación: acción de documentar. Documentar es justificar la verdad de una cosa con un documento. Documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho.
Lanecesidad de guardar la información surge del interés propio de la empresa. Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza la empresa constituyen su vida empresarial y son fuentes deinformación necesaria para poder resolver sus operaciones de forma adecuada.

B) Y de la normativa legal:

Según la Ley del Comerciante No. 1034/83, en su Artículo 85 se estipula: “Los libros yregistros de contabilidad deberán ser conservados por cinco años contados a partir de la fecha de la última anotación efectuada en ellos. Durante el mismo lapso se conservaran en forma ordenada loscomprobantes, de modo que sea posible su verificación; este plazo se computara desde la fecha en que hubiera sido extendido”.

Aunque debemos distinguir diferentes clases de documentación, ya que no todoslos documentos deben ser guardados por el mismo tiempo, diferenciamos entre:

• Documentos que acreditan la propiedad por parte de la empresa; los mismos deberán conservarse permanentemente.
•Documentos relacionados con la empresa y no se relacionan con terceros; solo se conservarán durante el tiempo que sean vigentes.

Ahora debemos analizar donde guardar y como guardar la documentación.EL ARCHIVO: Es el lugar donde se conservará el conjunto de los documentos de una empresa.

¿PARA QUE SIRVE?

• El archivo debe servirnos para ser un centro activo de información.
• Es necesariotener perfectamente ordenados y conservados los documentos que contiene.
• Constituye la memoria de la empresa, es decir el historial.

CLASES DE ARCHIVOS

1. Por ubicación y contenido:...