conservacion de documentos
Páginas: 21 (5088 palabras)
Publicado: 21 de mayo de 2014
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
1. DEFINICIÓN
La conservación de archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser preventiva o de intervención directa. Las entidades productoras o las que custodian documentos oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables del manejo directo yconservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento General de la Nación.
Para garantizar la conservación del material documental es necesario que los archivos municipales desarrollen programas específicos detrabajo, con un enfoque integral y dirigidos hacia acciones de tipo preventivo, que garanticen la integridad física y funcional de los documentos desde su misma producción hasta su disposición final en le archivo histórico, bajo el concepto de Archivo Total.
El comité de conservación de Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación de Colombia y el Laboratorio de Restauración mediantela evaluación del estado actual del patrimonio documental colombiano, la posición de los archivos en la estructura de las instituciones, las graves deficiencias existentes formulando, diseñado e implementado una estrategia de carácter integral enfocada a garantizar la integridad física y funcional de los documentos durante las diferentes fases del ciclo vital, a partir del momento de su emisión,durante su proceso de vigencia hasta su disposición final en el archivo histórico, esta estrategia es el Sistema Integrado de Conservación.
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de suproducción. Así, se requieren adoptar las
1.1 NORMATIVIDAD:
En desarrollo de la ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nación plantea como normatividad y directriz, mediante el reglamento General de Archivos, que las acciones de restauración sobre documentos oficiales, solo podrán realizarse en los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General de la Nación de Colombia.
En talforma, los tratamientos, métodos y procedimientos, deberán limitarse, en una primera etapa, a aquellas acciones que se inscriben dentro de los planteamientos del Sistema Integrado de Conservación y en ningún caso pueden exceder el nivel de la conservación preventiva.
Normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y[1]
la NTC 2676 aplicable alos soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de esté en rango de 7.0 a de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para lapermanencia y durabilidad". Las tintas de Impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando laposibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
2. PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES:...
1. DEFINICIÓN
La conservación de archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser preventiva o de intervención directa. Las entidades productoras o las que custodian documentos oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables del manejo directo yconservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento General de la Nación.
Para garantizar la conservación del material documental es necesario que los archivos municipales desarrollen programas específicos detrabajo, con un enfoque integral y dirigidos hacia acciones de tipo preventivo, que garanticen la integridad física y funcional de los documentos desde su misma producción hasta su disposición final en le archivo histórico, bajo el concepto de Archivo Total.
El comité de conservación de Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación de Colombia y el Laboratorio de Restauración mediantela evaluación del estado actual del patrimonio documental colombiano, la posición de los archivos en la estructura de las instituciones, las graves deficiencias existentes formulando, diseñado e implementado una estrategia de carácter integral enfocada a garantizar la integridad física y funcional de los documentos durante las diferentes fases del ciclo vital, a partir del momento de su emisión,durante su proceso de vigencia hasta su disposición final en el archivo histórico, esta estrategia es el Sistema Integrado de Conservación.
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de suproducción. Así, se requieren adoptar las
1.1 NORMATIVIDAD:
En desarrollo de la ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nación plantea como normatividad y directriz, mediante el reglamento General de Archivos, que las acciones de restauración sobre documentos oficiales, solo podrán realizarse en los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General de la Nación de Colombia.
En talforma, los tratamientos, métodos y procedimientos, deberán limitarse, en una primera etapa, a aquellas acciones que se inscriben dentro de los planteamientos del Sistema Integrado de Conservación y en ningún caso pueden exceder el nivel de la conservación preventiva.
Normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y[1]
la NTC 2676 aplicable alos soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de esté en rango de 7.0 a de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para lapermanencia y durabilidad". Las tintas de Impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando laposibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
2. PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES:...
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