Conservacion

Tablas de retención documental

Mini manual

Presentado por: juliet posso rodríguez

A: Judith zuluaga

Tecnólogo en administración documental

(Sena Cali)


Introducción
En esta unidad se desarrollan procesos yprocedimientos de tablas de retención tendiente al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización.

Objetivos
1 Definir claramente las funciones de una tabla de retención documental
2. Mostrar los soportes legislativos que rigen las tablas de retención documental
  3. Exponer las diferentes leyes que rigen las tablas de retención documental
Que son Tablas de retención documental
LasTablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:
Facilitan el manejo de la información.

Permiten a la administración proporcionar un servicioeficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el puntode vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para elmanejo racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
el ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en
cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas
dependencias. Estapermanencia está definida por las Tablas de Retención
Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Esos tipos de archivos son:
Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
comprende los aspectos de origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o dependencia.
Recepción dedocumentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a
lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro
con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
La distribución documental: relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contarcon
mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos
TRÁMITE DE DOCUMENTOS
. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos
objeto detrámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
Consulta de documentos
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona
natural, Estado Colombiano, etc.) de...