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Obtener datos
Cuando finalmente usted logra un contrato, está en condiciones de reunir alguna información y elaborar su propia evaluación de lo que ocurre y que crea problemas al cliente. La tarea de esta fase es:
1. Reunir información en tres diferentes niveles de observación, tanto para comprender la exposición del problema como los problemas subyacentes.
2. Evaluar el clima de laorganización y el administrativo en el cual se recibirán sus consejos.
3. Enfrentar la resistencia del cliente a compartir la información con usted.
4. Considerar las entrevistas que usted realiza como luna fuerza activa que comienza a solucionar el problema: el acto de la entrevista por sí solo cambia una organización.
5. Reducir los datos a una cantidad manejable de temas.
6. Recopilar y analizar losdatos de manera exacta y objetiva.
Pasos para la obtención de datos
Cualquiera sea la clase de información que usted trata de obtener -ya sea el caudal de información, el diseño de equipo, las actitudes del personal- o los aspectos que analice, hay maneras generales de describir los pasos que comprende la recopilación de datos que pueden ser útiles. Cada vez que usted recopila datos, ya setrate de un proyecto de seis meses o de seis minutos, usted tiene estas opciones.
1. Identificar la exposición del problema. Cualquier diagnóstico comienza con una conversación acerca de alguna preocupación que tiene los managers de línea con respecto a su organización. La primera exposición del inconveniente se denomina exposición del inconveniente se denomina explosión del problema. Por logeneral, éste apenas es un síntoma del verdadero, y el propósito de la recopilación de datos es elaborar y ampliar lo manifestado inicialmente por el manager. Identificar la exposición del problema es el primer paso en la recopilación de datos.
2. La decisión de proceder. El consultor y el cliente toman juntos la decisión de realizar la recopilación de datos. Con frecuencia ésta compromete a variaspersonas que trabajan para el manager, quien puede confirmar si existe un incentivo para realizar el estudio. La motivación para proceder debería basarse en el deseo de realizar mejoras en la organización, no únicamente en el deseo de investigar.
3. Selección de aspectos. Es necesario seleccionar una cantidad limitada de preguntas. Estas estarán dentro del campo técnico o disciplina del consultor.Un hombre de finanzas seleccionará preguntas sobre información financiera y control; otro sobre personal las formulará sobre remuneraciones, actitudes y sentimientos generales. Los aspectos deben limitarse a menos de vente. Demasiados datos para el diagnostico serán abrumadores.
4. Decidir quiénes van a participar. Decida qué niveles de la organización serán incluidos en el estudio. ¿Cuántos decada nivel? Recuerde que formular preguntas a las personas genera expectativas de que recibirán información sobre los resultados.
5. Elegir el método de recopilación de datos. El método depende del alcance del estudio. Elija un método que esté de acuerdo con el tiempo disponible, la motivación del management y la severidad de los problemas. No lo sobrestime.
Hay sólo cinco maneras de recopilardatos.
Entrevista. Hágalo de modo individual o utilice una entrevista grupal; ya que sea estructurada os in estructurar.
Cuestionario por escrito. Lleva más tiempo para su preparación. Es adecuado para un grupo grande de personas, pero los resultados numéricos pueden ser difíciles de interpretar.
Análisis de documentos. Revise los números, resultados, comunicaciones escritas. Es útil porque sóloocupa su propio tiempo. También crea un clima de objetividad.
Observación directa. Forme parte de reuniones decisivas y observe qué sucede. Preste atención al equipo. Quizá sean los únicos datos en primera persona que obtenga; es posible que ésta sea la mejor fuente de datos, siempre que usted pueda confiar en sus propias percepciones.
Su propia experiencia. Sepa que usted está siendo manejado...