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PROCEDIMIENTO DE NOMINAS

Nómina

En muchas compañías, la nómina significa el costo operativo más considerable y, por lo tanto merece una estrecha atención por parte de la administración y de los auditores por igual. En el pasado, los fraudes de nómina eran comunes y a menudo sustanciales. Sin embargo, hoy en día y debido a varios motivos, quizá sea más difícil ocultar semejantes fraudes:* La extensa delegación de las funciones relativas a la nómina;
* El uso de computadoras, con los controles pertinentes, para elaborar la nómina; y
* La necesidad de llenar informes frecuentes dirigidos al gobierno enumerando los ingresos de los empleados y las retenciones fiscales.

Por lo que el establecimiento de procedimientos de nómina sigue siendo importante.

Objetivo delprocedimiento para el manejo de la nómina

Si bien los fraudes de nómina son menos frecuentes hoy día, aún existe la posibilidad de que ocurran tales hechos a gran escala.

Semejantes fraudes pueden implicar enumerar personas ficticias en la nómina, pagarles en exceso a los empleados y que éstos sigan apareciendo en la nómina aún después de que se han separado de la compañía; es necesariohacer énfasis en los dispositivos de control interno sobre las nóminas, que se requiere procesar un gran volumen de información detallada concerniente a horas trabajadas y tabuladores de pago con extrema rapidez y exactitud, si es que a los trabajadores se les va a pagar con prontitud y sin errores. Las buenas relaciones laborales exigen que los cheques de pago estén listos a tiempo y libres deerrores.

Un motivo más para destacar la importancia de un procedimiento es la existencia de diversas leyes de impuestos sobre nómina; de impuestos sobre la renta; que exigen mantener ciertos registros relativos a la nómina, los datos que contiene se les informa a los empleados y a las entidades gubernamentales correspondientes.

Se debe determinar el proceso lógico, organizado y de conocimientogeneral, con el fin de realizar la liquidación mensual de nóminas para reconocer el salario y las prestaciones laborales a los trabajadores por los servicios prestados para luego efectuar los pagos a la seguridad social y otros.
Así mismo hay que laborar sistemáticamente los documentos que reflejen las remuneraciones al personal, conforme lo establecen las Condiciones Generales de Trabajo y lasdisposiciones legales y fiscales vigentes, en cuanto a la preparación, cálculo y elaboración de la nómina.

Descripción de Actividades

DIAGRAMA DE FLUJO.

Proceso de Elaboración, Pago y Contabilización de Nómina

DESCRIPCION DEL PROCESO DE NOMINA

El PROCEDIMIENTO | ELABORACIO DE NOMINA |

DEPARTAMENTO | PROCEDIMIENTO |
EL TRABAJADOR | Se inicia cuando:El trabajador entrega elreporte de tiempo donde se reflejan horas trabajadas al Departamento de Recursos Humanos |
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS | El departamento de Recursos humanos revisa y analiza el reporte de tiempo. Si esta conforme la envía al departamento de nomina, en caso de existir discrepancia remite el reporte al trabajador. |
DEPARATMENTO DE RECURSOS HUMANOS | Si esta conforme la envía aldepartamento de nomina en caso contrario de existir discrepancia remite de nuevo al trabajador. |
DEPARTAMENTO DE NOMINA | Analiza el reporte de tiempo para verificar que no existan errores que no hayan sido corroborados por el departamento de recursos humanos. |
DEPARTAMENTO DE NOMINA | Luego se cargan los datos del trabajador al sistema de nomina |
DEPARTAMENTO DE NOMINA | Se procede a elaborar loscálculos en Excel colocando los diferentes conceptos de deducciones y asignaciones. |
DEPARTAMENTO DE NOMINA | Se imprime la pre-nomina para su revisión para corroborar que no exista ningún error. |
DEPARTAMENTO DE NOMINA | Se cargan los cálculos obtenidos al sistema de Nomina |
DEPARTAMENTO DE NOMINA | Se imprime la nomina en papel de forma continua |
DEPARTAMENTO DE NOMINA | Se...