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I
NFORMATIVO
C
ABALLERO
B
USTAMANTE
Fuente: www.caballerobustamante.com.pe
Derechos Reservados
Informe Especial
Fondos de Caja Chica
Principales pautas para un adecuado control
I.
Introducción
El desenvolvimiento normal del gran
universo empresarial, implica el desarrollo
de distintas operaciones, las cuales permi
-
ten contemplar situaciones en las cuales la
empresa requiere deun buen proceso de
control financiero
y de un sistema contable
los mismos que constituirán una base de
una administración financiera efectiva y
oportuna.
En esta oportunidad nos estamos re
-
firiendo a los pagos en efectivo que son
inevitablemente necesarios. Es por dicha
razón, que todas las empresas habilitan los
fondos de "caja chica" destinadas a cubrir los
desembolsos de aquellosgastos menores,
tales como gastos de movilidad otorgados
a los trabajadores que se requieren para
que puedan realizar sus labores diarias (es
decir aquellos otorgados como condición de
trabajo), o para la adquisición de artículos de
oficina, artículos de limpieza u otros gastos
de menor cuantía que deban ser de rápida
cancelación y que por sus características no
puedan ser cancelados conchequeII.
Aspectos generales
1.
Definición
El fondo de Caja Chica está constituido
por un importe fijo de dinero en efectivo
restituible
, cuyos montos son autoriza
-
dos de acuerdo con los requerimientos,
dicho fondo
sirve para cancelar obli
-
gaciones de valor reducido y por lo
cual no es común ni frecuente que
se paguen mediante la emisión de
cheques
.
2.
Objetivo del fondode caja chica
El objetivo principal de contar con un
fondo de caja chica es la de mantener
la disponibilidad financiera que permita
cubrir los gastos menores derivados del
funcionamiento interno, urgentes y de
rápida cancelación.
3.
Sistema de Control
El sistema de control interno resulta
importante para una empresa a fin de
resguardar los fondos asignados a caja
chica.
En este casocorrespondería efectuar o
realizar un control financiero para:
• Evitar
pérdidas
por
concepto
de
frau
-
des o robos.
• Garantizar
la
exactitud
contable
de
los ingresos, pagos y saldos del efec
-
tivo.
• Mantener
el
saldo
suficiente
para
hacer pagos necesarios y afrontar
emergencias.
• Evitar
cifras
grandes
de
dinero
ocio
-
so.
Los
elementos
más
importantes
delSis
-
tema de Control son los siguientes:
3.1.
Plan de organización
Debe indicar claramente los departa
-
mentos o personas responsables de
las diferentes funciones, especificando
de corresponder la facultad de tomar
decisiones. En tal sentido, dentro de este
elemento de control debe evidenciarse,
entre otros, principalmente lo siguiente:
• Existencia
de
Políticas
yProcedimientos.
• Personal
capacitado.
• Ejecución
adecuada
de
los
procedi
-
mientos.
3.2
Fases
Las
fases
vinculadas
con
el
fondo
de
caja
chica son las siguientes:
–
Autorización, dicha responsabilidad
debe estar a cargo de la gerencia del
área o general.
–
Aprobación.
–
Ejecución.
–
Registro.
3.3
Objetivos del sistema de control
Algunos de los objetivos que se desean
alcanzarcon el establecimiento del siste
-
ma de control son:
a.
Asignación de un Fondo Fijo adecuado.
b.
Que exista un sistema adecuado de
autorización de egresos.
c.
Evitar situaciones que pueden presen
-
tarse para encubrir fondos como por
ejemplo:
c1.
Cancelar gastos no reales.
• Contabilizar
y
pagar
facturas
falsas.
• Contabilizar
y
pagar
duplicados
de documentos.
c2.Adulterar documentos corrigiendo
cifras.
c3.
Adulterar la suma de los reembol
-
sos de Fondos Fijos.
c4.
Utilizar los fondos asignados para
cubrir gastos personales del encar
-
gado de administrar el fondo o de
otros trabajadores.
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4.
Sujetos responsables del manejo
A efectos de poder...