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I La adquisición de los computadores
Las empresas se enfrentan la necesidad de adquirir equipos de cómputo por razones de automatización, renovación, expansión, etc.
La evaluación de las necesidades ante el avance tecnológico
Es normal que las empresas tengan equipos incompatibles entre sí, esto debido a que la tecnología cambia rápidamente y se combinan diferentes modelos de equiposprovocando una ruptura de los estándares.
Es necesario que previo a la adquisición se realice un proceso exhaustivo de definición de requerimientos.
La cantidad de soluciones que ofrece el mercado provoca que en ocasiones sea difícil ponderar adecuadamente la importancia de las ventajas de una opción sobre la otra y la decisión se apoya en aspectos que mezclan preferencias subjetivas con razonamientosobjetivos. Sin embargo el auditor debe revisar que en tanto sea posible se identifiquen los aspectos más relevantes y se asigne una valoración los más objetiva posible, comprobando que las consideraciones subjetivas se orientan al beneficio de la empresa para la que desarrolla su labor.
¿Cómo balancear la tecnología cambiante con el respeto a los estándares establecidos?
Luego de cada nuevaadquisición, se plantea la duda fundamental sobre si las capacidades del nuevo equipo deben ser aprovechadas a su máximo o deben limitarse a la capacidad de sus equipos antecesores que aún se encuentran funcionando en la empresa y en perfectas condiciones operativas.
Se plantea luego una incógnita adicional que nos enfrenta a la pregunta de si los equipos anteriores verdaderamente han perdido sucapacidad productiva, si deberían cambiarse estos equipos y adquirirse en su lugar nuevos equipos con las capacidades más actualizadas.
Para alcanzar un adecuado nivel de seguridad respecto a las expectativas de competencia de los equipos por adquirir, el auditor debe comprobar que se someten a consideración todos los aspectos que de alguna manera impactarán la operación de la empresa, su rendimientoy en general, las actividades que de una u otra manera se reflejarán en los índices financieros de la empresa, hablarán de su capacidad operativa y de la calidad de su equipo gerencial.
El auditor deberá revisar, de especial importancia la necesidad real del usuario, la que debe estudiarse en profundidad, verificando que se considerarán los medios de generación de datos tales como emisión defacturas, acciones de personal, recepción de datos vía “modem” o cualquier otro medio que pudiera utilizarse para recopilar los datos desde su fuente hasta que logre almacenarse en el computador para su proceso. Por tanto, el auditor debe comprobar que se ha llevado a cabo un estudio de los recursos que se utilizan como fuente de información y que la adquisición contempla elementos para la recolecciónde la información.
El auditor debe verificar que los computadores por adquirir disponen de posibilidades de crecimiento ajustadas a las expectativas de expansión de actividades por el desarrollo natural de la empresa y por cualquier probabilidad de fusión de la empresa con otra o de segregación de actividades. Los computadores que se adquieran deben estar en capacidad de reaccionar ante laevolución de la empresa.
Consideraciones sobre la elección de proveedores
Es necesario constatar que el proveedor de los computadores demuestre suficientemente su solidez, de forma que la empresa que adquiere cuente con el respaldo adecuando en caso de necesitar cualquier tipo de apoyo.
Es necesario revisar los datos del proveedor sobre:
* La estabilidad del oferente en función de la solidezfinanciera demostrada y experiencia demostrada de acuerdo a las referencias investigadas.
* La reputación, comprobando la calidad de sus productos y tiempos de entrega.
* Soporte con que cuentan los productos, documentación que los acompaña, ya sea papel, en línea o medios magnéticos.
* Soporte a clientes y flexibilidad para atender las necesidades específicas del cliente.
El auditor...